Combien de temps garder ses factures en zone OHADA, et sous quelle forme

Un mardi matin à Thiès, le comptable d’un client réclame la facture n° 214, celle du chantier de l’an dernier. Le quincaillier sait où elle est : dans le carton, sous l’escalier, celui qui a pris l’eau au dernier hivernage. Il en ressort des feuilles collées et une encre qui a bavé. La clé USB où « tout est sauvegardé » ? Prêtée à un neveu, jamais revue.

Tout le monde sait qu’il faut garder ses factures. Presque personne ne sait combien de temps, ni sous quelle forme. Voici la durée de conservation des factures en zone OHADA, le délai fiscal qui n’est pas la même chose, et le classement qui tient dix ans.

Dix ans : la durée de conservation posée par le texte OHADA

L’Acte uniforme relatif au droit comptable et à l’information financière, adopté le 26 janvier 2017, a remplacé celui du 24 mars 2000. Il s’applique aux comptes des entreprises depuis le 1er janvier 2018. Son article 24 tient en une phrase.

Les livres comptables ou les documents qui en tiennent lieu, ainsi que les pièces justificatives sont conservées pendant dix ans.

Dix ans. Et « pièces justificatives » va bien plus loin que « factures ». Le même texte dit pourquoi : les écritures se justifient par des pièces « datées, conservées, classées dans un ordre défini », « susceptibles de servir comme moyen de preuve ». Un tiers — comptable, contrôleur, banque, repreneur — doit pouvoir reconstituer vos opérations sans vous, des années après.

Le délai fiscal de votre pays n’est pas la même chose

La durée de conservation dit combien de temps vous gardez. Le délai de reprise dit jusqu’où l’administration peut remonter. Au Sénégal, le Code général des Impôts traite les deux séparément : son article 637 impose dix ans pour les livres, registres, reçus, contrats et pièces justificatives, support informatique compris ; son article 627 donne quatre ans à l’administration pour redresser.

Ces quatre ans ne sont pas un plafond : l’article 629 porte le délai à la fin de la dixième année en cas d’activité occulte ou d’insuffisances révélées par une instance devant les tribunaux, et rend les omissions sur la contribution foncière et la patente sanctionnables « à toute époque » quand la déclaration a manqué ou était inexacte. Ranger quatre ans « parce que l’administration ne remonte pas plus loin » est un mauvais calcul.

• La conservation : dix ans, texte comptable commun à toute la zone OHADA.
• La reprise : propre à chaque pays, elle dit jusqu’où on remonte, pas ce qu’on garde, et certains cas l’allongent.
• Dans le doute, le plus long des deux commande.

Ce qu’on garde : les factures reçues autant que celles qu’on émet

L’erreur la plus fréquente : ne classer que ce qui sort. Une facture reçue justifie une charge, un stock, une garantie ; sans elle, l’argent est sorti du compte sans que rien ne l’explique.

• Vos factures émises, avoirs compris, dans l’ordre et sans trou : comment numéroter ses factures.
• Les factures de vos fournisseurs, petits achats du quotidien compris.
• Les devis acceptés et bons de commande : le circuit devis, commande, facture.
• Les bons de livraison signés, agrafés à leur facture.
• Les relevés bancaires, récapitulatifs Wave ou Orange Money, reçus de paiement.
• Les livres comptables, les états financiers, les contrats, les baux.

Gardez-les tels quels : une facture à laquelle il manque des mentions ne s’améliore pas en vieillissant — voici celles qu’on attend.

Papier, ordinateur, archivage en ligne : ce que change le support

Le texte comptable n’impose pas le papier. Quand la comptabilité repose sur un traitement informatique, il demande que chaque écriture s’appuie sur une pièce « établie sur papier ou sur un support assurant la fiabilité, la conservation et la restitution en clair de son contenu pendant les délais requis ». Fiable, conservé, relisible.

Chaque pays ajoute ensuite ses conditions. Au Sénégal, la loi n° 2008-08 sur les transactions électroniques demande dix ans, une information « accessible, lisible et intelligible », une forme insusceptible « ni de modification ni d’altération », et, pour une facture, les données qui garantissent l’authenticité de l’origine et l’intégrité du contenu. Un PDF jeté dans un dossier ne coche pas ces cases tout seul.

Rarement une seule colonne, d’ailleurs : le papier pour ce qui est signé, le numérique pour retrouver vite.

L’organisation qui tient : par exercice, par nature, une copie ailleurs

Un classement qui tient dix ans est un classement simple. Un contenant par exercice — classeur, boîte ou dossier — fermé et étiqueté à la clôture. Dedans, des intercalaires par nature : ventes, achats, banque et caisse, salaires, impôts, contrats. Dans chacun, les dates ou les numéros — pas les deux.

Un outil de gestion aide surtout à retrouver : la GED de Wurus classe les documents, garde les versions et l’activité, et la corbeille rattrape une suppression. Ce n’est ni un coffre-fort certifié ni un archivage à valeur probatoire : la copie hors des locaux reste à faire (ce que couvre l’outil).

Les documents qu’on doit pouvoir ressortir vite

Sur dix ans, la plupart des pièces ne resservent jamais. Cinq reviennent tout le temps, et toujours au mauvais moment.

1. La facture qu’un client conteste, avec le bon de livraison signé.
2. Le double réclamé par le comptable d’un client, en pleine clôture.
3. Les pièces d’un dossier de marché public ou d’un appel d’offres.
4. Le justificatif d’achat d’un matériel sous garantie.
5. Les relevés qu’une banque exige pour instruire un crédit.

Un document émis depuis Wurus se regénère en PDF à la demande : plus de dépendance à un fichier perdu. Et son QR code permet au client de vérifier lui-même l’authenticité — le principe est expliqué ici.

Équipe WURUS Rédaction