Le bon signé se retrouve depuis la commande, pas en fouillant une arborescence.
Les droits se règlent par rôle : les pièces RH ne s’ouvrent pas depuis le poste de caisse.
Une suppression part en corbeille et se restaure. Dix-huit types d’objets sont couverts.
Ce que vous pouvez faire
Un document se rattache à un client, un fournisseur, une commande ou un collaborateur.
Des règles décident où atterrit une pièce, pour que le classement ne dépende pas de la discipline de chacun.
Une pièce marquée comme partagée devient visible depuis l’espace du client, sans envoi manuel.
Une rétention paramétrable, une restauration qui remet aussi les effets de bord — stock, fichiers, soldes.
Qui a ouvert, modifié ou supprimé quoi, et quand. Utile en audit comme en support interne.
Comment ça se passe
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01
Déposez
Un glisser-déposer depuis la pièce concernée, ou depuis la GED directement.
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02
Laissez les règles ranger
Le type de pièce et l’entité d’origine décident du dossier de destination.
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03
Retrouvez depuis l’entité
La fiche client porte ses documents. C’est là qu’on les cherche, c’est là qu’ils sont.
Ce qu’il faut pouvoir ressortir
Le référentiel OHADA impose de conserver les pièces justificatives pendant dix ans. En pratique, la difficulté n’est pas de les garder mais de les retrouver : le contrôleur demande une facture de mars il y a trois ans, et la réponse doit tenir en une minute. Le classement par entité est fait pour ce moment-là.
Questions fréquentes
Où sont stockés les fichiers ?
Sur un stockage objet chiffré, servi par un lien signé à durée limitée. Un document n’est jamais accessible par une URL devinable.
Puis-je récupérer une pièce supprimée ?
Oui, pendant la durée de rétention que vous fixez. La corbeille couvre dix-huit types d’objets et la restauration remet aussi ce que la suppression avait défait.
Puis-je faire signer un document ?
Pas encore. La signature électronique est au programme mais n’est pas livrée : aujourd’hui, un document signé se dépose scanné, comme n’importe quelle autre pièce.
