Un mardi matin à Thiès, le comptable de votre plus gros client appelle : il lui manque la facture n° 112, celle des 1 250 000 FCFA de fer à béton livrés en mars. Vous ouvrez le tiroir. Il y a bien une 112 dans le carnet rouge de la boutique, et une autre dans le carnet bleu du dépôt. Deux clients, deux montants, un seul numéro. Le problème du jour n’est pas votre chiffre d’affaires, c’est votre numérotation de factures.
Vous allez voir pourquoi une suite continue est la première chose qu’un tiers regarde, quel format choisir selon que vous tenez une boutique ou trois, ce qu’on fait d’une facture annulée, et comment passer du carnet au logiciel sans créer de trou.
Ce qu’un numéro de facture doit prouver
Un numéro n’est pas une décoration. C’est ce qui permet à quelqu’un d’autre que vous — votre comptable, l’acheteur d’un marché public, un vérificateur — de constater qu’entre la 111 et la 113 rien n’a disparu. Une suite continue, c’est l’inventaire de vos ventes.
Au Sénégal, ce n’est pas que du bon sens comptable. Le Code général des impôts range le numéro parmi les mentions obligatoires de la facture et le décrit sans ambiguïté : « un numéro unique basé sur une séquence chronologique et continue » (article 447). L’exigence vaut aussi sous la Contribution Globale Unique, aux côtés des autres mentions obligatoires.
Cet article a bougé récemment : la loi de finances pour 2025 lui a ajouté un volet facturation électronique, qui institue la facture dématérialisée et renvoie ses conditions et modalités d’application à un arrêté du ministre chargé des Finances. Retenez-en une chose : la règle du numéro unique, elle, n’a pas changé.
Numérotation facture : trois formats qui tiennent
Trois formats circulent dans la région. Aucun n’est magique : le bon est celui que vous choisissez une fois et auquel vous ne touchez plus jusqu’au 31 décembre.
| Au quotidien | Suite simple | Année + suite | Préfixe + année + suite |
|---|---|---|---|
| À quoi ça ressemble | 0001, 0002, 0003… | 2026-0001, 2026-0002… | DKR-2026-0001 |
| Repartir à 1 en janvier | ✗ | ✓ | ✓ |
| Deux points de vente | ✗ | ± | ✓ |
| Tri dans un tableur | ± | ✓ | ✓ |
- Figez la largeur du nombre. 0001, pas 1, sinon votre tableur classera la 10 avant la 2.
- Un seul séparateur, toujours le même. 2026-0001 tous les jours, jamais 2026/0001 le lundi.
- Ni espace, ni accent, ni caractère exotique. Le numéro voyage dans un PDF puis dans un message WhatsApp : il doit survivre au trajet.
- Le préfixe désigne un lieu ou un type de document, jamais un client. DKR, DEV, BL : c’est ce qui évite qu’un devis et une facture partagent un numéro dans le circuit devis, commande, facture.
Les quatre façons de casser une suite
- Recommencer à 1 chaque mois sans marqueur de période. En décembre, vous avez douze factures n° 1. Si vous tenez à repartir de zéro, mettez la période dans le numéro : 2026-03-001.
- Réutiliser le numéro d’une facture annulée. Un numéro attribué est brûlé : le redonner met deux documents différents sous la même référence, et plus personne ne sait lequel le client a payé.
- Faire tourner trois carnets en parallèle : la boutique, le dépôt, le vendeur qui se déplace. Un carnet par site, d’accord, mais alors un préfixe par site.
- Numéroter à l’avance « pour plus tard ». La facture 087 pré-numérotée qui ne part jamais laisse un trou que personne ne saura expliquer.
Une facture annulée s’annule, elle ne s’efface pas
Le réflexe est connu : arracher la page du carnet, supprimer la ligne du fichier. Sauf que la facture est partie chez le client et se trouve peut-être déjà dans sa comptabilité : la faire disparaître de votre côté crée exactement le trou qu’il faudra expliquer plus tard.
Le Code général des impôts du Sénégal prévoit d’ailleurs que tout document modifiant la facture initiale doit y faire clairement référence, qu’il est assimilé à une facture et qu’il porte toutes les mentions obligatoires (article 447). Traduction : votre avoir a lui aussi son numéro, unique et pris dans une suite continue — l’avoir et la note de crédit méritent leur mode d’emploi.
Concrètement. Vous facturez 180 000 FCFA de peinture à un client de Dakar, il vous en retourne pour 45 000 FCFA. Vous n’effacez rien : vous émettez un avoir de 45 000 FCFA citant le numéro d’origine, et il reste 135 000 FCFA dus. L’usage veut qu’on donne aux avoirs un préfixe à part, AV-2026-0001.
Passer du carnet au logiciel sans casser la suite
C’est le moment le plus risqué de l’année. Le carnet est à 0347 un jeudi de juillet, la première facture saisie dans le nouvel outil porte le numéro 1, et voilà deux suites sur le même exercice. Que vous soyez en train de quitter le cahier et Excel ou de changer d’outil, la bascule se prépare en une demi-heure.
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1
Choisissez une date de bascule et tenez-la : le 1er du mois suivant, pas « dès que possible ».
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2
Relevez le dernier numéro réellement émis, sa date et le nom du client.
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3
Barrez les souches vierges, écrivez « carnet clos le … » sur la couverture, et rangez-le au lieu de le jeter.
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4
Reprenez au numéro suivant : si le carnet s’arrête à 0347, la première facture saisie est la 0348.
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5
Ne changez pas de format en cours d’exercice : un nouveau format démarre au 1er janvier.
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6
Écrivez votre règle sur une page — format, qui attribue le numéro, que faire d’une annulation — et transmettez-la à votre comptable.
Un mot sur l’outil, sans enjoliver. Dans Wurus, le numéro de facture est un champ libre : vous le saisissez, ou vous le laissez vide. Ni compteur automatique, ni format à paramétrer, ni alerte quand un numéro manque — la suite reste sous la responsabilité de celui qui facture, comme sur le carnet. Ce que les fonctionnalités de Wurus changent est ailleurs : tous vos documents au même endroit, donc une liste où vous repérez vous-même un trou, et le carnet clos rangé avec le reste, où l’archivage des factures a ses propres exigences.