Facture récurrente : organiser sa facturation d’abonnement, de loyer ou de contrat

Un lundi matin à Thiès, un bailleur ouvre son cahier : le comptable de son locataire réclame les douze factures de l’année. Onze sortent sans problème. Juillet est introuvable — ni dans les relevés Wave, ni dans la mémoire de personne. Le loyer de juillet, 180 000 FCFA, n’a jamais été facturé, donc jamais payé. Neuf mois plus tard, il faut réclamer cet argent à un client qui a tourné la page.

Loyer, gardiennage, ménage de bureaux, maintenance informatique, scolarité, livraison d’eau : facturer la même chose tous les mois n’est pas difficile, c’est répétitif — et le répétitif se perd. Beaucoup cherchent une facture récurrente automatique ; le sujet est ailleurs. Ce qui tient, c’est une organisation : un registre, un jour d’émission unique, un modèle par contrat, une convention de prorata, un pointage.

Recenser ses contrats avant de facturer quoi que ce soit

Avant tout outil, une feuille. Neuf appartements loués, deux contrats de gardiennage, trois d’entretien informatique : quatorze contrats, soit 168 factures dans l’année. Tant que cette liste n’existe nulle part, elle vit dans votre tête — et votre tête a autre chose à faire le 30 du mois.

• Le client, et le numéro WhatsApp de celui qui reçoit la facture.
• L’objet exact : « Gardiennage du dépôt de Rufisque, deux agents, nuit ».
• Le montant mensuel hors taxes, les taxes appliquées, la période couverte.
• La date de début, la durée, la date de renouvellement ou d’arrêt.
• Le jour d’émission, l’échéance, le mode de règlement : Wave, Orange Money, virement.
• Le dernier mois facturé, et s’il a été encaissé.

Fixer un jour de facturation unique, et s’y tenir

Facturer au fil de l’eau, c’est quatorze micro-décisions étalées sur trente jours, dont deux finissent par sauter. Choisissez un jour et faites tout ce jour-là : le 25 si vos clients règlent leurs fournisseurs en début de mois, le 1er pour des loyers d’habitation. Vous émettez et vous envoyez dans la foulée — l’envoi par WhatsApp obéit à ses propres règles.

Facture récurrente automatique : ce que personne ne fait à votre place

Autant être net : dans Wurus, il n’y a ni échéancier, ni abonnement client, ni facture qui part toute seule le 1er du mois. Et même là où un échéancier existe, il ignore que le prix a changé en juin ou que le locataire du troisième est parti le 9 : une facture émise sans regard humain est une facture à corriger.

Le temps se gagne en amont : des modèles de facture personnalisables, un bloc d’informations additionnelles où placer vos identifiants légaux, des conditions de vente enregistrées, l’envoi par e-mail ou WhatsApp, un lien de paiement mobile money quand le client est à Bamako et vous à Dakar. Vous pouvez voir le détail des fonctions de facturation ; l’émission, elle, reste votre décision chaque mois.

Préparer un modèle par contrat, pas un modèle pour tous

Ce qui coûte, ce n’est pas de taper des chiffres : c’est de retrouver le libellé exact, le taux de taxe, la référence du contrat. Préparez un modèle par contrat — la première facture propre sert de patron. Réglez-y le pied de facture, détaillé dans les mentions obligatoires d’une facture au Sénégal, et le numéro, qui suit les mêmes règles de numérotation.

La période couverte n’est pas décorative. Le droit comptable OHADA raisonne par exercice : « Le résultat de chaque exercice est indépendant de celui qui le précède et de celui qui le suit. Pour sa détermination, il convient de lui rattacher et de lui imputer tous les événements et toutes les opérations qui lui sont propres et ceux-là seulement » (article 59 de l’Acte uniforme OHADA relatif au droit comptable et à l’information financière). Une facture datée « du 1er au 31 août 2026 » se range seule ; « prestation mensuelle » demande un appel.

Entrée ou sortie en cours de mois : poser le prorata

Un locataire entre le 12, un contrat d’entretien s’arrête le 9 : le mois n’est pas plein. Le calcul est simple, mais il exige une convention, la même pour tout le monde. Deux circulent : les jours réels du mois civil (28, 29, 30 ou 31 jours) et le mois forfaitaire de trente jours. Ici, la convention appliquée est celle des jours réels, jour d’entrée compté.

1. Le montant mensuel plein du contrat de gardiennage : 240 000 FCFA hors taxes.
2. Les jours du mois civil : août en compte 31.
3. Les jours couverts : du 12 au 31 inclus, soit 20 jours.
4. Une seule opération, pour ne pas empiler les arrondis : 240 000 × 20 ÷ 31.
5. Le résultat, arrondi au franc une seule fois : 154 839 FCFA hors taxes.
6. Sur la facture : « Gardiennage, 12 au 31 août 2026, 20 jours sur 31 ».

Avec le mois forfaitaire de trente jours, la même entrée se compte du 12 au 30, soit 19 jours à 8 000 FCFA (240 000 ÷ 30) : 152 000 FCFA, et 2 839 FCFA d’écart. Aucune des deux n’est fausse ; ce qui le serait, c’est d’en changer selon le client. Une sortie se traite à l’envers : si le mois plein était déjà facturé, on émet un avoir pour la part non due.

Révision de prix, impayés répétés, pointage de fin de mois

Une hausse de prix se prévient par écrit avant le mois concerné et s’applique à un mois entier, jamais au milieu d’un mois commencé. Un impayé isolé est un oubli ; trois mois d’impayés, c’est le contrat qu’il faut rouvrir. Décidez d’avance ce que vous faites au deuxième mois non réglé : appel, plan de règlement écrit, suspension prévue au contrat.

Le pointage de fin de mois prend dix minutes : total attendu, total encaissé, écart, lignes non cochées. Classez le lot du mois toujours au même endroit — un dossier par année et par mois, ou la gestion documentaire de Wurus — et « on a bien facturé juillet ? » se règle en trente secondes.

Équipe WURUS Rédaction