Mardi matin, quincaillerie de la route de Rufisque, à Dakar. Vous avez livré un chantier vendredi et envoyé la facture en photo sur WhatsApp. Le comptable du client rappelle : les tôles sont facturées 8 000 FCFA au lieu des 7 500 FCFA du devis, et deux pots de peinture repartent au dépôt. Votre réflexe : corriger deux lignes et renvoyer la même facture. Mauvaise pioche : ce qu’il faut, c’est faire un avoir.
Vous allez voir les quatre situations qui appellent un avoir, ce que ce document contient, pourquoi il cite la facture d’origine, comment choisir entre total et partiel, et ce que devient la marchandise qui revient au dépôt.
Une facture émise ne se modifie plus
Dès qu’elle est partie — envoyée par e-mail, photographiée sur WhatsApp — la facture existe en deux exemplaires : le vôtre et celui du client, peut-être déjà chez son comptable. Modifier la vôtre ne modifie pas la sienne : vous ne corrigez pas une erreur, vous en créez une deuxième. La supprimer pour la refaire ouvre un trou dans votre suite de numéros.
Le droit comptable de la zone OHADA pose le principe pour les livres comptables : « les livres comptables et autres supports doivent être tenus sans blanc ni altération d’aucune sorte » et « toute correction d’erreur, commise et découverte sur l’exercice en cours, s’effectue exclusivement par inscription en négatif des éléments erronés ; l’enregistrement exact est ensuite opéré » (acte uniforme OHADA relatif au droit comptable, article 20). Ce texte vise les livres, pas la forme de votre avoir. Mais le principe est là : on ne gomme pas, on inscrit en sens inverse.
Les quatre situations qui appellent un avoir
- Erreur de prix ou de quantité. Le prix du devis n’a pas été repris, ou vous comptez 15 tôles quand le bon en porte 12 : fréquent quand le circuit devis, commande, facture se fait de mémoire.
- Retour de marchandise. Articles non conformes, abîmés, ou en trop. La facture reste vraie pour ce qui a été livré ; l’avoir traite le reste.
- Remise accordée après coup. Un geste pour un retard, une ristourne de trimestre : elle vit dans un document à part.
- Annulation pure et simple. Commande annulée, chantier arrêté : l’avoir porte sur la totalité.
Ce que contient un avoir, et pourquoi il cite la facture d’origine
Un avoir se lit comme une facture, en sens inverse. Reprenez la trame de votre facture habituelle, avec les mentions d’une facture en bonne et due forme, et ajoutez ceci.
- Le mot avoir — ou note de crédit — en haut, à la place du mot facture.
- Son propre numéro, dans une suite continue : AV-2026-0009, jamais celui de la facture corrigée.
- La référence de la facture d’origine, numéro et date : ce renvoi relie les deux pièces.
- Le motif en une ligne, puis les lignes reprises — désignation, quantité, prix — et la même taxe qu’à l’origine.
- Le montant total, et ce qu’il devient : remboursé, déduit, ou porté au crédit.
Ce renvoi n’est pas une politesse : il permet à un tiers — votre comptable, celui du client — de lire la paire d’un coup. Au Sénégal, c’est même écrit dans le Code général des impôts : « tout document qui modifie la facture initiale doit porter clairement référence à la facture initiale », et ce document « est assimilé à une facture », donc il porte les mêmes mentions obligatoires (article 447, point 4). Ailleurs dans la zone, vérifiez la règle de votre pays : en Côte d’Ivoire, regardez d’abord le dispositif national de facture normalisée.
Faire un avoir sur une facture : cinq gestes, dans l’ordre
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1
Écrivez le motif : quelle ligne, quelle quantité, quel montant, à la demande de qui.
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2
Chiffrez ce qui est repris, ligne par ligne, aux prix de la facture d’origine — jamais aux prix du jour.
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3
Émettez l’avoir avec son propre numéro et la référence de la facture corrigée, et faites-le accuser réception.
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4
Décidez du sort du montant : remboursement, déduction, ou report sur la prochaine commande.
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5
Classez l’avoir avec la facture d’origine, intacte, et faites entrer au dépôt la marchandise qui revient.
Avoir total ou avoir partiel : l’exemple chiffré
| Au quotidien | Avoir total | Avoir partiel |
|---|---|---|
| Quand l’utiliser | Commande annulée, facture émise par erreur | Erreur sur une ligne, retour partiel, remise |
| Ce qui reste dû | Rien : la facture est neutralisée | Le net, après déduction de l’avoir |
| À ne pas faire | ✗ | ✗ |
Reprenons la quincaillerie. Tous les montants de cet exemple — facture, avoir, acompte et solde — sont hors taxes, pour que le calcul reste lisible. Si votre facture porte une taxe, l’avoir la reprend au même taux, et vous refaites exactement les mêmes soustractions sur les totaux toutes taxes comprises.
- Facture n° 2026-0148 : 40 sacs de ciment à 4 500 FCFA = 180 000 ; 15 tôles à 8 000 FCFA = 120 000 ; 6 pots de peinture à 18 000 FCFA = 108 000. Total : 408 000 FCFA.
- Deux corrections. Les tôles devaient être à 7 500 FCFA et non 8 000 : l’écart est de 500 FCFA par tôle, soit 500 × 15 = 7 500 FCFA facturés en trop. Et deux pots reviennent au dépôt : 2 × 18 000 = 36 000 FCFA.
- Avoir n° AV-2026-0009, citant la facture 2026-0148 : 7 500 + 36 000 = 43 500 FCFA. Partiel, donc le reste de la facture demeure valable.
- Net après avoir : 408 000 − 43 500 = 364 500 FCFA.
- Acompte de 150 000 FCFA versé par Wave. Solde dû : 364 500 − 150 000 = 214 500 FCFA.
Chantier annulé en bloc ? L’avoir aurait porté sur les 408 000 FCFA, la facture serait ramenée à zéro, et l’acompte serait à rembourser ou à reporter. La facture, elle, reste dans vos archives.
Rembourser, déduire, ou porter au crédit du client
- La déduction. Facture non encore réglée : l’avoir vient en diminution du solde. Ici, 364 500 FCFA au lieu de 408 000 FCFA, moins l’acompte.
- Le remboursement. Facture déjà payée : vous rendez l’argent, par le canal de l’encaissement quand c’est possible — un règlement Wave se rembourse en Wave.
- Le report au crédit du client. L’avoir s’impute sur sa prochaine commande. Pratique avec un habitué, à condition de tenir la trace.
Le retour de marchandise : l’avoir ne range pas les cartons
L’avoir est émis, et les deux pots de peinture restent trois semaines derrière la caisse. Sur le papier, 36 000 FCFA sont revenus ; dans le dépôt, personne n’est au courant. Le jour de l’inventaire, l’écart est là.
- Dans quel état ? Revendable, à reconditionner, ou perdue. Un pot non ouvert retourne en rayon ; un sac de ciment mouillé, non.
- Rangée où ? En rayon si elle est revendable, dans un emplacement retours dédié sinon.
- À quelle valeur ? Au coût auquel elle était sortie, pas au prix de vente : c’est l’objet de la valorisation du stock au CMUP ou en FIFO.
Un mot sur l’outil, sans enjoliver. Wurus enregistre les retours de vente et les retours d’achat : c’est là que vous consignez ce qui revient. Il n’existe en revanche pas de type de document « avoir » : si votre client en réclame un, vous l’établissez à part et le classez avec la facture d’origine dans la GED. Le détail des fonctionnalités dit ce que fait chaque brique.