À Dakar, un fournisseur de mobilier décroche 18 chaises pour une clinique de Ouakam. Il envoie sur WhatsApp une « Facture n° 118 » de 1 260 000 FCFA ; le client répond par un pouce levé. Trois semaines plus tard, l’apprenti livre, personne ne signe rien. À la relance, la comptable réclame « une vraie facture, avec le bon de commande et le bon de livraison ». Il n’a ni l’un ni l’autre.
Devis, bon de commande, bon de livraison, facture, reçu : cinq rôles, un ordre. La différence entre un devis et une facture ne tient pas à la mise en page, mais à ce que chaque papier réclame.
Le circuit complet, du premier prix au reçu
Chaque document répond à une question : combien, d’accord ou pas, quoi exactement, arrivé quand, payé combien. Plus le montant monte, plus la piste doit être complète.
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Étape 1 Le devis Un prix, des quantités, un délai, et une date au-delà de laquelle l’offre tombe.
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Étape 2 L’acceptation Signature « bon pour accord », acompte ou message citant le numéro : la vente est née.
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Étape 3 Le bon de commande Le client formalise sa demande. Beaucoup de sociétés ne règlent rien sans ce numéro.
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Étape 4 Le bon de livraison Il part avec la marchandise et revient signé : la trace de ce qui est arrivé.
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Étape 5 La facture Le seul document qui réclame de l’argent, une fois la vente faite.
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Étape 6 Le reçu Il constate le paiement et le reste dû. Une notification Wave n’en tient pas lieu.
Le devis : une proposition avec une date de péremption
Un devis ne réclame rien. Il dit : voilà ce que je propose, à ce prix, pendant ce temps. Tant qu’il n’est pas accepté, vous avez une offre en attente, pas une vente.
- Le mot Devis en haut, en gros — ni « facture », ni « proforma ».
- Un numéro et une date, qu’on citera dans les documents suivants.
- Le détail : désignation, quantité, prix unitaire, total en FCFA.
- La durée de validité et le délai de livraison.
- Les conditions de paiement : acompte, solde, moyens acceptés.
Aucune durée de validité n’est standard : vous la fixez selon la stabilité de vos prix d’achat. Pour une vente de marchandises entre commerçants, l’Acte uniforme OHADA retient le délai que vous stipulez et, à défaut, un délai raisonnable.
Différence devis facture : ce que chacun réclame
Trois documents se ressemblent à l’écran sans avoir le même effet : le devis propose, la proforma annonce, la facture réclame.
| Au quotidien | Devis | Proforma | Facture |
|---|---|---|---|
| Réclame un paiement | ✗ | ✗ | ✓ |
| Moment d’émission | Avant l’accord | Avant la vente, sur demande | Après la vente |
| Date de validité | ✓ | ✓ | ✗ |
| Ce qu’il engage | ± | ± | ✓ |
| Ce qu’en fait la comptabilité | Dossier en attente | ± | ✓ |
La proforma est la championne des malentendus : on l’envoie pour débloquer un budget ou un dossier d’importation, en croyant facturer. Le client redemandera la définitive une fois la vente faite (la facture proforma et ses limites).
L’acceptation et le bon de commande : le moment où ça bascule
Tout se joue au moment où le client dit oui. Un pouce levé trois semaines plus tôt ne se retrouve pas. Un devis renvoyé signé, un acompte versé par Wave, un message citant le numéro : ça se retrouve.
Pour les ventes de marchandises entre commerçants, l’Acte uniforme OHADA donne deux repères : le contrat se conclut par l’acceptation d’une offre ou par un comportement qui indique l’accord, et le silence ou l’inaction ne peut à lui seul valoir acceptation. Une réponse qui ajoute, limite ou modifie l’offre vaut rejet et constitue une contre-proposition dès lors qu’elle en altère substantiellement les termes : le devis renvoyé avec 24 chaises au lieu de 18 n’est pas un accord. Hors de ce cadre — vente à un particulier, chantier à dominante main-d’œuvre —, votre droit national et l’usage tranchent.
Le bon de commande existe des deux côtés du comptoir : le client l’émet, ou vous le lui adressez pour confirmation. Sociétés structurées et marchés publics ne règlent souvent rien sans ce numéro, qu’on rappelle ensuite sur le bon de livraison et la facture. L’Acte uniforme OHADA impose d’ailleurs de porter son numéro d’immatriculation au registre du commerce sur les factures comme sur les bons de commande (les mentions obligatoires d’une facture au Sénégal).
Dans Wurus, un devis accepté se convertit en commande ou en facture sans être retapé : un prix de moins à perdre.
Le bon de livraison : le papier qu’on ressort quand on ne s’entend plus
Un dépôt de boissons de Pikine livre 40 casiers un vendredi soir. Le chauffeur est pressé, personne ne signe. Le lundi, le client en compte 38 et retient le règlement. Le bon de livraison sert à figer ce qui est arrivé, et entre les mains de qui.
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La référence du devis ou du bon de commande, et la date
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Les quantités livrées ligne par ligne, manquants compris
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Le nom en clair de qui réceptionne, pas qu’une signature
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Les réserves écrites sur place, pas trois jours après
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Deux exemplaires : un chez le client, un chez vous
Un carnet à souches à deux feuillets suffit ; une photo du bon signé évite de le perdre. L’essentiel est qu’il rejoigne le devis et la facture (le modèle de bon de livraison et ses mentions).
La facture, le reçu, et le prix d’une étape sautée
La facture est le seul document qui demande de l’argent : elle constate une vente réalisée et justifie la dépense du client. D’où les mentions qu’elle est seule à porter, et la rigueur attendue sur ses numéros (numéroter ses factures sans laisser de trous).
Le reçu est le papier le plus souvent oublié. Une notification Wave ou Orange Money n’est pas un reçu à votre en-tête. L’usage veut qu’il porte la date, le montant encaissé et la facture qu’il solde. Sans lui, un acompte de 300 000 FCFA finit par se discuter.
- Pas de devis accepté : le prix se renégocie à la livraison.
- Pas de bon de commande : le règlement attend l’aval de l’acheteur.
- Pas de bon de livraison signé : « je n’ai reçu que 16 chaises » devient indiscutable.
- Pas de facture en règle : le client ne peut pas justifier sa dépense.
- Pas de reçu : l’acompte s’efface de la mémoire du client.
Gardez le trio devis accepté, bon de livraison signé et facture ensemble : selon l’Acte uniforme OHADA, les obligations nées à l’occasion du commerce se prescrivent par cinq ans, sauf délais plus courts. Une affaire peut revenir longtemps après (combien de temps archiver ses factures).
Rien de tout cela n’exige un logiciel : un carnet et de la discipline suffisent tant que le volume est petit. Ce qui coûte cher, c’est le trou dans la chaîne. Au-delà, les fonctions de Wurus couvrent devis, commandes, bons de livraison et factures, avec envoi par e-mail ou WhatsApp.