Le pick-up quitte le dépôt de Pikine à sept heures, chargé de quarante cartons de carreaux pour la boutique de la Médina. Le magasinier a crié la liste au chauffeur, le gérant a reçu une photo sur WhatsApp, et chacun est passé à autre chose. Six semaines plus tard, à l’inventaire, il manque deux cartons. Le dépôt jure les avoir sortis. La boutique jure ne jamais les avoir vus. Personne ne ment vraiment : c’est le transfert de stock entre magasins qui n’a été écrit nulle part.
Un transfert propre tient en trois temps et un seul document. Le circuit qui suit fonctionne avec un carnet à souches et un stylo, bien avant de parler de logiciel. C’est l’une des briques les plus banales et les plus mal tenues du guide complet de la gestion de stock.
Un transfert non tracé fabrique deux mensonges à la fois
Sans document, deux versions de la vérité naissent en même temps. Côté dépôt, les quarante cartons sont partis : plus personne ne les surveille, et pourtant la fiche de stock les compte toujours. Côté boutique, rien n’a été réceptionné officiellement : le vendeur pose les cartons dans la réserve et vend dessus, sans qu’aucune fiche ne bouge. Chacun a raison chez lui, et les deux stocks sont faux.
Mettez des chiffres dessus. Quarante cartons de carreaux à 12 000 FCFA le carton, c’est 480 000 FCFA qui roulent sur un seul chargement ; deux cartons manquants, 24 000 FCFA, soit 5 % du chargement. Si cela arrive sur un transfert sur quatre et que vous en faites huit par mois, la fuite atteint 48 000 FCFA par mois, soit 576 000 FCFA sur l’année. Et l’anomalie n’apparaît qu’à l’inventaire, six semaines trop tard, quand elle est devenue impossible à reconstituer : elle finit dans le sac commun de la démarque inconnue.
Le principe des trois temps : sortie, transit, réception
Un transfert n’est pas un mouvement, c’est trois : une sortie validée au départ, une marchandise en transit, une réception confirmée à l’arrivée. La plupart des commerces n’en enregistrent qu’un seul, souvent aucun.
Le temps du milieu est celui qu’on oublie. Le stock en transit n’appartient à personne : plus vendable au dépôt, pas encore vendable en boutique. Il existe pourtant, il a une valeur, et quelqu’un en répond — le chauffeur, tant qu’une signature ne l’a pas déchargé. C’est ce troisième état qui rend l’écart visible le jour même : si le dépôt valide 40 et que la boutique confirme 38, il reste 2 cartons en transit, et cet écart reste ouvert tant que personne ne l’explique.
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1 · La demande La boutique demande, le dépôt arbitre Une liste écrite, pas un appel. Le responsable du dépôt valide, réduit ou refuse selon ce qui lui reste.
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2 · Le bon On prépare, on compte, on édite Le magasinier monte la palette et remplit un bon numéroté en trois feuillets, une ligne par produit.
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3 · Le chargement On compte devant le chauffeur, la sortie est validée Vérification à deux, colis par colis. Le chauffeur signe le départ et emporte son feuillet.
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4 · Le transit La marchandise n’est chez personne Sortie du stock du dépôt, pas encore entrée dans celui de la boutique : invendable des deux côtés.
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5 · La réception On compte à l’arrivée, la réception est confirmée Le destinataire compte, inscrit les quantités reçues, signe et rend son feuillet au chauffeur.
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6 · La clôture Le bon est soldé, ou l’écart est ouvert Quantités identiques : transfert clos. Différence : écart déclaré le jour même, sous le numéro du bon.
Le bon de transfert : un papier, deux signatures
Ce n’est pas un formulaire d’entreprise, c’est un carnet à souches acheté au marché : un feuillet reste au dépôt, un part avec le chauffeur, un finit chez le destinataire. Les bons sont pré-numérotés, et cette numérotation continue est votre premier garde-fou : un numéro qui manque se voit.
- Un numéro unique, la date et l’heure de départ
- Le magasin expéditeur et le magasin destinataire, nommés sans ambiguïté
- Chaque produit avec sa référence, sa désignation et son unité (carton, sac, pièce)
- La quantité expédiée, une ligne par produit
- Le nom du préparateur et sa signature
- Le transporteur : nom, téléphone, immatriculation du véhicule
- Une case réception : date, quantités reçues, nom et signature du destinataire
- Une zone observations pour la casse, le refus ou le manquant
Les deux signatures ne disent pas la même chose. Celle du départ engage : le chauffeur reconnaît avoir chargé 40 cartons, pas 38. Celle de l’arrivée décharge : le destinataire reconnaît avoir reçu, et le chauffeur redevient libre. Un bon signé d’un seul côté n’est pas un accord, c’est une déclaration.
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Le bon numéroté, rempli et signé par le dépôt
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Des quantités comptées devant lui, colis par colis, jamais annoncées de loin
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Son propre feuillet, gardé jusqu’à la décharge en boutique
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Le nom et le téléphone de la personne habilitée à réceptionner
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Les produits fragiles signalés sur le bon (verre, carreaux, bidons d’huile)
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Un stylo, pour que le destinataire puisse écrire et signer
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La consigne de ne rien décharger ailleurs en chemin, même cinq minutes
Le contrôle à l’arrivée : compter maintenant, pas demain
Le moment où l’on peut encore prouver quelque chose dure le temps du déchargement. Compter le lendemain matin, c’est compter après une soirée de vente, une nuit, et trois personnes qui ont ouvert la réserve.
La règle tient en une phrase : le chauffeur ne repart pas avant que la case réception soit remplie et signée. Quarante cartons scellés se comptent en quatre minutes. Si un colis est éventré, on le note sur le bon avant de ranger, on photographie, et le chauffeur contresigne : une casse constatée à chaud est une casse de transport, constatée le lendemain c’est une casse de boutique. Quand les colis portent une étiquette, le contrôle se fait au lecteur de code-barres plutôt qu’à l’œil, ce qui pèse lourd dans le choix entre code-barres et QR code.
Transfert partiel, refus, retour : les cas qui déraillent
Un circuit ne vaut que par ce qu’il prévoit quand tout ne se passe pas comme prévu.
- Transfert partiel : la boutique reçoit 38 sur 40. On ne corrige pas le bon au correcteur ; on réceptionne 38 et l’écart de 2 reste ouvert sous le numéro du bon jusqu’à explication.
- Refus d’un article : mauvais coloris, date trop courte, modèle non demandé. Il n’est pas réceptionné, il repart avec le chauffeur, et la case observations le dit.
- Retour vers le dépôt : c’est un transfert dans l’autre sens, avec son bon, son comptage et ses deux signatures. Beaucoup s’en dispensent parce que « ça rentre à la maison » : c’est là que les invendus se volatilisent.
- Boutique à boutique, sans passer par le dépôt : possible, mais une copie du bon revient au dépôt le jour même, sinon le stock central ment sur deux magasins d’un coup.
- Casse de transport : le colis abîmé est d’abord réceptionné, puis sorti par un ajustement au motif « casse ». Deux mouvements, pas un seul, sinon la perte devient invisible.
Qui peut déclencher un transfert de stock entre magasins
Dans beaucoup de commerces, n’importe quel vendeur appelle le dépôt et fait monter dix cartons. Le dépôt se vide alors au profit de la voix la plus insistante, personne n’arbitre entre les deux boutiques, et aucune demande ne laisse de trace. Séparez les rôles : tout le monde peut demander, une seule personne valide — le responsable du dépôt ou le gérant — et une troisième prépare. Demander n’est pas s’autoriser. C’est la base dès qu’on tient le stock de plusieurs boutiques.
Calmez ensuite le rythme. Deux transferts organisés valent mieux que dix improvisés : chaque départ non prévu coûte un aller-retour, du carburant et une heure à deux personnes. Fixez deux créneaux, mardi et vendredi matin par exemple, et laissez les demandes s’accumuler entre les deux. L’urgence reste possible, mais elle redevient l’exception. À l’approche de la Tabaski ou de la rentrée, ajoutez un créneau plutôt que dix courses.