Gestion du dépôt-vente et de la consignation : suivre un stock qui n’est pas à vous

Un fournisseur de produits cosmétiques s’arrête devant votre boutique de Thiès un mardi matin. Il descend trois cartons de son pick-up, pose 120 flacons sur votre étagère et lâche la phrase que tout le monde connaît : « Tu me paies ce qui se vend, tu me rends le reste. » Rien de signé, rien de payé, et vous êtes content : le rayon est plein sans sortir un franc. Six mois plus tard, il réclame son argent et personne ne sait plus combien de flacons sont partis. Toute la gestion du dépôt-vente se joue là : le jour de la livraison, pas le jour du litige.

À la fin de cette page, vous saurez quoi écrire avant d’accepter une marchandise qui ne vous appartient pas, comment la compter sans la mélanger à la vôtre, et comment organiser la reprise des invendus pour qu’elle ait vraiment lieu. Les deux rôles sont traités : celui qui reçoit la marchandise, et celui qui la confie.

Deux rôles, deux risques opposés

Le dépôt-vente met toujours deux personnes face à face. Celui qui confie la marchandise compte bien la récupérer ou en être payé : elle dort chez quelqu’un d’autre, mais il ne l’a pas vendue. Celui qui reçoit expose et encaisse sans avoir rien acheté : il vend, puis il reverse. Dans le langage courant, la consignation désigne la même mécanique, souvent entre un industriel et son revendeur.

Les deux ne risquent pas la même chose. Celui qui reçoit risque de payer deux fois, ou d’être accusé d’avoir vendu ce qu’il n’a jamais vendu. Celui qui confie risque de ne revoir ni sa marchandise ni son argent, et de découvrir au bout d’un an que ses 120 flacons ont fondu sans traçabilité. Dans les deux cas, le remède est le même que pour le reste de votre gestion de stock : compter, écrire, et compter à nouveau à date fixe.

La règle de base : ce stock n’est pas encore le vôtre

Tant qu’un flacon n’est pas vendu, il reste celui du fournisseur : c’est ce que dit l’accord que vous venez d’accepter. Le bon sens comptable en découle : ce que vous détenez sans l’avoir acheté ne gonfle pas la valeur de votre stock, et n’entre dans vos achats qu’au moment de la vente. Concrètement : si votre inventaire annonce 3 200 000 FCFA de marchandise au prix de vente, dont 420 000 FCFA de flacons en dépôt (120 × 3 500 FCFA), votre stock réel vaut 2 780 000 FCFA. La différence, ce n’est pas un détail : c’est de la valeur d’entreprise qui n’existe pas. Le traitement exact dans vos comptes dépend de votre pays et de votre régime : posez la question à votre comptable la première fois, elle se règle en cinq minutes.

L’inverse est vrai si c’est vous qui confiez. Vos tissus partis chez un revendeur d’Abidjan restent votre stock, même à 1 500 km, même si vous ne les voyez plus. Ils ont leur place dans votre inventaire de fin d’exercice, valorisés comme le reste selon la méthode que vous appliquez d’habitude — voir la valorisation du stock en CMUP ou FIFO. Un stock qu’on ne voit plus reste un stock qu’on doit compter.

Ce que doit contenir l’accord, même écrit à la main

Un accord de dépôt n’a pas besoin d’être un contrat de dix pages. Une feuille remplie devant le fournisseur, datée et signée des deux côtés, désamorce l’immense majorité des disputes — parce qu’elle force les deux parties à dire à voix haute ce que chacune avait supposé. Six points, pas un de moins.

• La liste et les quantités exactes, référence par référence. « Trois cartons » ne veut rien dire six mois plus tard ; « 120 flacons crème hydratante 200 ml » se vérifie.
• Le prix de vente public et votre part. Soit une commission (20 % du prix affiché), soit un prix de rétrocession : vous reversez 2 800 FCFA sur chaque flacon vendu 3 500 FCFA et vous gardez 700 FCFA, soit exactement les mêmes 20 %. Sur les 120 flacons déposés, si tout part, votre part totale est de 84 000 FCFA.
• La durée du dépôt : 60 jours, 90 jours, une saison. Sans date de fin, il n’y a jamais de reprise, seulement une marchandise qui vieillit sur une étagère.
• Qui supporte la casse et le vol. Un flacon renversé par un client, un carton disparu de la réserve : dites qui paie, et à quel prix — prix de rétrocession ou prix public.
• Les conditions de reprise des invendus : qui vient les chercher, qui paie le transport, dans quel état la marchandise doit revenir (emballage intact, étiquette d’origine).
• Le rythme des relevés et des règlements : tous les 15 jours, ou le 5 de chaque mois. Une date fixe, pas « quand il passera ».

La gestion du dépôt-vente tient dans deux documents

Le premier est l’état de dépôt : ce qui est entré, compté à deux, signé le jour même. Le second est le relevé de ventes : ce qui est sorti, à date fixe. Tout le reste — les règlements, les reprises, les avoirs — s’accroche à ces deux papiers.

Le relevé, lui, tient en quatre colonnes : quantité déposée, quantité vendue, quantité restante, quantité abîmée. La somme des trois dernières doit retomber exactement sur la première. Si elle ne tombe pas, vous ne réglez rien avant d’avoir trouvé l’écart — c’est le même réflexe que face à un écart d’inventaire ou une démarque inconnue. Et le paiement suit le relevé, jamais l’inverse : notez sur le relevé la référence de la transaction Wave ou Orange Money, pour qu’on sache dans six mois ce qu’elle a payé.

Un entrepôt dédié pour ne pas mélanger

La façon la plus simple de tenir cette règle n’est pas comptable, elle est physique : une étagère, un rayon, une réserve identifiés. Et dans votre outil de gestion, un emplacement séparé. Dans Wurus, le stock est suivi par produit et par entrepôt : créez un entrepôt « Dépôt-vente — Fournisseur X » à côté de votre boutique, et les mêmes produits y sont comptés à part, sans jamais se confondre avec les vôtres. Le principe est exactement celui qu’on applique pour un stock réparti sur plusieurs boutiques, sauf qu’ici l’entrepôt ne correspond à aucune distance : il sépare votre marchandise de celle que vous gardez pour un autre.

La reprise des invendus se prépare le premier jour

Personne ne réclame ses invendus à temps. Le fournisseur passe, on discute, on remet à la prochaine tournée, et la marchandise reste. Six mois plus tard elle est poussiéreuse, l’emballage est fatigué, et il devient impossible de dire si elle est invendable parce qu’elle n’a pas plu ou parce qu’elle a mal vieilli dans votre réserve. La reprise ne s’improvise pas à l’échéance : elle se pose dans le calendrier le jour du dépôt.

Calez ces dates sur votre saison. Une marchandise déposée en vue de la Tabaski doit être reprise ou rachetée dans les semaines qui suivent la fête, pas six mois après, quand elle ne vaut plus rien pour personne.

Trois litiges classiques et comment les couper

1. La marchandise abîmée en rayon. Le fournisseur reprend 18 flacons, trois ont l’étiquette déchirée. Il refuse de les compter comme invendus. Coupez le débat d’avance : écrivez qui paie la casse, et notez les articles abîmés dans la colonne prévue du relevé, au fur et à mesure, pas le jour de la reprise.
2. Les invendus réclamés trop tard. Passé la date de fin, la marchandise n’est plus « en dépôt » dans la tête de personne. Une date de fin écrite, plus une relance à J-15, suffisent presque toujours.
3. Les ventes déclarées de mémoire. « Je crois qu’il en est parti une soixantaine. » C’est le litige le plus fréquent et le plus insoluble : deux mémoires honnêtes qui ne tombent pas d’accord. Le seul remède est de compter ce qui reste, à date fixe, à deux, et d’en déduire les ventes.

Équipe WURUS Rédaction