Réassort : quand commander votre stock sans surstocker

Samedi matin, à Thiès. Un client entre et demande deux sacs de ciment. Vous connaissez déjà la réponse : il n’en reste plus depuis jeudi. Il repart chez le voisin, et il y retournera. Pendant ce temps, au fond du dépôt, quarante cartons de peinture achetés « en promotion » en février attendent toujours un acheteur. Même boutique, même caisse, deux problèmes exactement opposés. La vraie question n’est pas quoi vendre : c’est quand commander votre stock, et en quelle quantité.

À la fin de cette page, vous aurez une méthode de décision, pas une théorie : les trois façons de déclencher une commande et celle qui gagne presque toujours, les quatre chiffres à réunir avant d’appeler le fournisseur, un calcul honnête pour trancher entre la remise de gros et l’argent immobilisé, et une revue hebdomadaire de vingt minutes qui remplace les commandes passées dans la panique.

Quand commander son stock : trois méthodes, une gagnante

Il n’existe que trois façons de décider qu’il est temps de repasser commande. La première, et de loin la plus répandue : au feeling. Vous passez devant le rayon, il vous paraît vide, vous appelez le fournisseur. Ça marche tant que vous êtes là tous les jours, que vous avez cinquante références en tête et que rien d’inhabituel ne se produit. Le jour où vous êtes en déplacement à Bamako, ou le jour où un client emporte d’un coup la moitié du rayon, la méthode s’effondre.

La deuxième : à date fixe. Tous les lundis, vous faites le tour et vous commandez. C’est régulier, facile à tenir, et ça évite d’appeler le même fournisseur trois fois dans la semaine. Le défaut est mécanique : entre deux lundis, un produit qui part vite peut tomber à zéro le mercredi, et vous attendrez cinq jours pour vous en apercevoir.

La troisième : au point de commande. Chaque produit porte un seuil. Quand le stock passe sous ce seuil, la commande se déclenche, peu importe le jour. Le seuil n’est pas un chiffre au hasard : il correspond à ce que vous vendez pendant le délai de livraison de votre fournisseur, plus une petite marge. C’est la seule des trois méthodes qui s’adapte au produit : le riz et les clous n’ont pas le même rythme, ils n’ont donc aucune raison d’avoir le même seuil.

En pratique, la bonne réponse combine la troisième et la deuxième. Le seuil déclenche l’alerte, produit par produit, sans que vous ayez à y penser. Le rendez-vous hebdomadaire regroupe toutes les alertes de la semaine en une seule commande par fournisseur : vous évitez la rupture sans payer trois fois le transport. Quant au feeling, il garde une utilité, une seule — repérer que quelque chose cloche dans les chiffres.

Les quatre chiffres à réunir avant de passer commande

Avant d’envoyer le message WhatsApp au fournisseur, il vous faut quatre chiffres. Pas dix. Quatre. Et le quatrième est justement celui que tout le monde oublie.

1. Ce qui reste vraiment. Pas ce que dit le cahier : ce qu’il y a sur l’étagère et dans le dépôt. Si le stock théorique et le stock réel s’écartent, tous les calculs qui suivent sont faux. C’est le socle de toute gestion de stock qui tient debout.
2. Ce qui se vend par semaine. Prenez les quatre dernières semaines et faites la moyenne, produit par produit. Pas « d’habitude on en vend beaucoup » : un chiffre. Si les quatre semaines sont très différentes entre elles, c’est un produit irrégulier ou saisonnier, et il mérite une marge plus large.
3. Le délai réel du fournisseur. Celui que vous avez constaté, pas celui qu’il annonce. Notez sur trois ou quatre commandes la date d’envoi et la date de réception effective. Si le fournisseur dit « trois jours » et livre en huit, votre délai est de huit.
4. Ce qui est déjà commandé et pas encore livré. Le fameux « en attente ». Trois cartons partis de Dakar hier comptent déjà dans votre stock à venir, même s’ils ne sont pas encore sur l’étagère. Oublier cette ligne, c’est commander deux fois le même produit — et se retrouver avec seize jours de stock là où vous en vouliez huit.

Le point de commande, calculé en trois minutes

Le calcul tient en une ligne : ventes par semaine × délai en semaines + marge de sécurité. Prenons une boutique de la Médina qui écoule 60 sacs de riz de 50 kg par semaine. Son fournisseur livre en deux semaines. Elle garde une demi-semaine de marge, soit 30 sacs. Son point de commande est donc de 60 × 2 + 30 = 150 sacs. Quand elle descend à 150, elle commande. Ni avant, ni après.

Ce seuil n’est pas gravé dans le marbre. Il bouge quand les ventes changent, quand le fournisseur change, quand une fête approche. Revoyez-le une fois par trimestre sur vos vingt produits principaux, et laissez les autres tranquilles. Le détail du calcul de la marge, notamment lorsque le délai lui-même est irrégulier, est traité dans l’article consacré au stock de sécurité.

Combien commander : la remise de gros contre l’argent immobilisé

Le fournisseur ne vend pas à l’unité : il pousse au carton complet, et il fait mieux encore — au-delà d’un certain volume, il baisse son prix. La remise est bien réelle. Reste à savoir ce qu’elle coûte de l’autre côté du comptoir.

Posons des chiffres. Une boutique de produits d’entretien à Thiès vend 20 cartons de savon de ménage par semaine. Le carton lui coûte 12 000 FCFA. Le fournisseur propose 11 400 FCFA le carton — 5 % de moins — à partir de 200 cartons. Faut-il y aller ? Voici le calcul, étape par étape.

1. Ce que ça couvre. 200 cartons ÷ 20 par semaine = 10 semaines de vente, soit deux mois et demi. La commande habituelle, 80 cartons, en couvre quatre.
2. Ce que la remise rapporte. 600 FCFA de moins par carton. À 80 cartons vendus par mois, cela fait 48 000 FCFA d’économie par mois — tant que le rythme de vente tient.
3. Ce que ça immobilise en plus. Avec des commandes de 80 cartons, le stock tourne en moyenne autour de 40 cartons, soit 480 000 FCFA. Avec 200 cartons, il tourne autour de 100 cartons, soit 1 140 000 FCFA. Écart : 660 000 FCFA qui dorment en permanence dans le dépôt.
4. Ce que ça coûte. La place occupée, la casse, la poussière, et surtout un argent qui ne peut plus servir ailleurs. Comptez 2 % par mois, l’ordre de grandeur du coût de possession d’un stock : environ 13 000 FCFA par mois sur ces 660 000 FCFA.
5. Le verdict. À la même échelle, le mois : 48 000 FCFA gagnés chaque mois contre 13 000 FCFA de coût mensuel, soit 35 000 FCFA nets par mois en faveur de la remise. Mais elle exige de sortir 2 280 000 FCFA aujourd’hui au lieu de 960 000, soit 1 320 000 FCFA de plus en une fois. Si cette somme vous empêche de payer la commande de riz de la semaine prochaine, la remise devient un mauvais calcul, même quand le tableau dit oui.

Refaites maintenant exactement le même calcul sur un produit qui part à 5 cartons par semaine. Les 200 cartons couvrent alors 40 semaines, soit près de dix mois. La remise ne rapporte plus que 12 000 FCFA par mois, alors que l’argent immobilisé en plus dépasse le million de francs — soit un peu plus de 20 000 FCFA de coût mensuel, avec la même règle des 2 % par mois. Là, elle perd, et vous portez en prime le risque que l’emballage change, que le produit se démode ou qu’il s’abîme. La règle qui sort de ces deux calculs tient en une phrase : la remise de gros est bonne sur ce qui tourne vite, mauvaise sur ce qui traîne — et le coût réel d’un stock qui dort est presque toujours sous-estimé.

Tabaski, rentrée, saison des pluies : le calendrier commande avant vous

Il y a des semaines où tout le monde commande en même temps. Avant la Tabaski, pendant le Ramadan, à la rentrée des classes, à l’entrée de la saison des pluies, en fin d’année. Le fournisseur qui livre normalement en cinq jours en met quinze — non pas parce qu’il vous néglige, mais parce que cent clients ont eu la même idée que vous, le même jour.

La parade n’est pas de commander davantage : c’est de commander plus tôt. Pendant ces périodes, votre seuil doit être calculé sur le délai de pointe, pas sur le délai normal. Un délai qui double, c’est un seuil qui double. Et si votre trésorerie ne suit pas, mieux vaut deux commandes anticipées de taille moyenne qu’une seule grosse commande passée trop tard.

Import : calculez sur le délai réel, pas sur le délai promis

Quand la marchandise vient de loin — un conteneur, une commande à l’étranger — le raisonnement ne change pas, mais l’échelle change tout. Un délai de six à dix semaines, transport et dédouanement compris, transforme le point de commande en une décision à deux mois. À 20 cartons par semaine et huit semaines de délai, il vous faut encore 160 cartons en stock au moment où vous commandez, plus la marge. Si vous attendez d’en avoir 40, vous êtes déjà en rupture, et aucune commande express ne rattrapera l’écart.

Le piège, ici, c’est le délai promis. Le fournisseur annonce six semaines, l’expérience dit neuf : prenez neuf. Au bout de trois conteneurs, vous connaissez votre vrai délai, et c’est le seul chiffre qui doit entrer dans le calcul. Beaucoup de commerçants ajoutent une règle simple : sur l’import, on ne descend jamais sous un mois de stock, même quand la trésorerie fait mal.

La revue de réassort du lundi matin

Une commande passée « quand on y pense » arrive toujours au mauvais moment : soit trop tard, soit en double. Le remède est presque bête : un rendez-vous. Lundi matin, avant l’ouverture ou juste après, vingt minutes, toujours au même moment. Ce n’est pas une réunion, c’est une habitude — comme compter la caisse le soir.

Vingt minutes par semaine, cela représente un peu moins de dix-huit heures par an. À comparer au temps passé à courir après un fournisseur un vendredi soir, ou à expliquer à un client fidèle qu’il faut repasser lundi. La plupart des ruptures de stock ne viennent pas d’un mauvais fournisseur : elles viennent d’une commande passée trois jours trop tard.

Si vous tenez plusieurs points de vente, ajoutez une étape avant de commander : vérifiez que le produit manquant n’est pas déjà en trop chez le voisin. Un transfert entre deux boutiques de la même ville coûte un scooter et dix minutes ; une commande fournisseur coûte une semaine. C’est précisément pour cela que les outils qui suivent le stock produit par produit et boutique par boutique, comme les fonctions de Wurus, affichent le stock de chaque entrepôt séparément plutôt qu’un total global.

Équipe WURUS Rédaction