Structurer son catalogue : référence produit SKU, code article et variantes

Un mardi matin à Thiès, le gérant d’une boutique d’alimentation générale veut savoir combien il lui reste de sacs de riz brisé. Son fichier annonce 12 sacs. Dans le magasin, il en compte 41. Personne n’a rien volé : « Riz 50kg », « riz 50 kg » et « RIZ SAC » sont trois lignes différentes, créées trois jours différents, par trois personnes différentes. Son stock n’est pas faux à cause d’un mauvais comptage. Il est faux parce que son catalogue n’a jamais été structuré, et qu’aucune référence produit SKU n’a jamais été posée derrière ces lignes.

Ce fichier compte 480 lignes. En le relisant calmement, on y retrouve 62 lignes qui désignent un produit déjà présent ailleurs : 13 % du catalogue n’est que du bruit. Et l’écart de 29 sacs entre la ligne qu’il a consultée et son rayon, compté à son prix d’achat — 20 000 FCFA le sac —, ce sont 580 000 FCFA de marchandise qu’il ne pilote plus. Tant que ce bruit est là, aucun chiffre de stock, aucune valeur de marchandise, aucun classement des meilleures ventes ne tient debout. À la fin de cet article, vous saurez distinguer le code du fabricant de votre référence interne, écrire une nomenclature que vos vendeurs lisent d’un coup d’œil, décider quand un produit devient une variante, et fusionner vos doublons sans effacer votre historique.

Code article du fabricant et référence produit SKU : deux codes, deux usages

Sur un paquet de biscuits, sous les barres noires, il y a treize chiffres. C’est le code article du fabricant, un GTIN-13, souvent appelé EAN-13. Vous ne l’inventez pas : c’est le fabricant qui le construit à partir du préfixe d’entreprise obtenu auprès de GS1, l’organisme qui gère ces identifiants dans le monde, puis qui l’imprime sur l’emballage. Il est universel : le même paquet porte le même code à Dakar, à Abidjan et à Lyon. Il sert à une chose et il la fait très bien : identifier le produit sans se tromper, en caisse comme à la réception d’une livraison.

Votre référence interne, elle, n’appartient qu’à vous. C’est le code que vous tapez dans la barre de recherche, celui que vous dictez au téléphone à votre magasinier quand vous êtes en route. Il n’a de sens que chez vous, et c’est exactement le but : il doit parler à votre équipe, pas au reste du monde. Un sac de riz reconditionné, un tissu vendu au coupon, un plat préparé, une pièce détachée sortie d’un carton en vrac : aucun de ces produits n’a de code fabricant. Tous ont besoin du vôtre.

Les deux cohabitent, ils ne se remplacent pas. Wurus les distingue d’ailleurs explicitement : un code article au format GTIN-13, généré automatiquement quand le produit n’en a pas, et une référence interne que vous choisissez — les deux uniques, pour qu’aucune fiche ne puisse en doubler une autre. Un code généré de cette façon reste une identification maison : il vous sert en interne et sur vos étiquettes, il ne remplace pas le code officiel déposé par un fabricant. Si vous hésitez encore sur ce que vous allez faire figurer sur vos rayons, la comparaison entre code-barres et QR code en commerce vous évitera un mauvais départ.

Construire une nomenclature qui se lit d’un coup d’œil

Une bonne référence interne se lit sans ouvrir la fiche. La recette tient en quatre blocs au maximum : famille sur trois lettres, marque ou qualité sur trois lettres, format ou modèle, puis variante seulement si le produit se décline. Le tout en majuscules, sans accent, sans espace, avec un tiret entre les blocs. Voilà ce que ça donne sur une étagère réelle.

• RIZ-BRI-50KG — riz brisé, sac de 50 kg
• RIZ-PAR-25KG — riz parfumé, sac de 25 kg
• CIM-DAN-50KG — ciment Dangote, sac de 50 kg
• TIS-WAX-6Y-BLEU — tissu wax, coupon de 6 yards, bleu
• HUI-PAL-5L — huile de palme, bidon de 5 litres
• TEL-ITL-A70-128 — téléphone Itel A70, 128 Go

Sept caractères plus tard, vous savez déjà de quoi on parle. Cinq règles suffisent à tenir cette lisibilité dans le temps.

1. Majuscules, sans accent, sans espace. « CAFÉ » et « CAFE » finiront un jour par faire deux lignes ; « THE VERT » et « THEVERT » aussi.
2. Trois ou quatre blocs, pas plus, et toujours trois lettres pour la famille comme pour la marque ou la qualité. La liste triée devient alors lisible en colonne, comme un annuaire.
3. Rien de changeant dans le code : ni le prix, ni le fournisseur, ni l’année. Le jour où vous changez de grossiste, vous ne changez pas de produit.
4. Rien de muet non plus. P001, P002, P003 ne vous apprennent rien et vous obligent à ouvrir chaque fiche pour vérifier.
5. Une règle écrite, affichée près du poste de saisie. Une nomenclature qui vit dans la tête du patron meurt le jour où il part en voyage.

Un code stable, c’est aussi ce qui rend possible d’imprimer des étiquettes prix et code-barres qui ne mentent pas : l’étiquette n’est que la version imprimée de votre référence.

Variantes : un produit décliné, pas dix produits

Le tissu wax existe en six couleurs. Le t-shirt existe en S, M, L et XL. Le téléphone existe en 64 et en 128 Go. Créer dix fiches distinctes pour la même chose coûte cher trois fois : le vendeur fait défiler dix lignes au lieu d’une, l’analyse des ventes est coupée en dix morceaux dont aucun ne pèse, et la photo comme la description sont ressaisies dix fois — donc dix fois différemment.

Une fiche à variantes règle les trois. Le stock, lui, continue de se compter à la variante : vous ne vendez pas « un t-shirt », vous vendez un M bleu, et c’est le M bleu qui descend. Mais la fiche les regroupe : une entrée dans le catalogue, une catégorie, une marque, un prix de base, et un total qui se lit d’un coup. Quand le M bleu est à zéro pendant que le L rouge dort, vous le voyez sur la même ligne, sans faire dix recherches.

Deux fiches séparées restent le bon choix quand la nature du produit change vraiment : le riz brisé et le riz parfumé ne sont pas deux variantes d’un même riz, ils n’ont ni le même fournisseur, ni le même prix, ni la même clientèle. La question à se poser est simple : est-ce que je veux les suivre comme un seul produit ou comme deux commerces différents ?

Acheté au carton, vendu à l’unité : le piège des unités

Vous recevez 30 cartons de bissap de 24 bouteilles. Votre fiche affiche « 30 ». Un mois plus tard, elle affiche « 12 » et vous passez commande en urgence. Sauf que vous ne vendez pas des cartons, vous vendez des bouteilles : 30 cartons, ce sont 720 bouteilles, et à 15 bouteilles vendues par jour, cette livraison couvrait 48 jours. Les 12 cartons qui restent, ce sont encore 288 bouteilles, soit 19 jours de vente devant vous. Le chiffre n’était pas faux, il ne parlait simplement pas la même langue que vos ventes.

La règle est courte : une seule unité de stock par produit, la plus petite que vous vendez. À la réception, vous convertissez : 30 cartons deviennent 720 bouteilles. La conversion d’achat (« carton de 24 ») se note une fois pour toutes sur la fiche, pour que la personne qui réceptionne n’ait pas à faire le calcul de tête un soir de livraison. Et si vous vendez réellement les deux — le carton au revendeur, la bouteille au détail —, la vente au carton doit décompter 24 bouteilles, jamais une ligne de stock séparée qui vivra sa vie de son côté.

Repérer les doublons et les fusionner sans casser l’historique

Les doublons ne se cachent pas très bien. Triez votre catalogue par ordre alphabétique et lisez-le à voix haute : ils s’entendent avant de se voir. Cherchez ensuite sur les trois premières lettres d’une famille (« RIZ », « CIM », « TIS ») et regardez ce qui remonte. Sortez enfin les lignes à stock nul qui n’ont rien vendu depuis six mois : c’est souvent là que dorment les jumeaux abandonnés. Sur les 480 lignes de départ, ces trois passages suffisent à isoler les 62 fautives.

La fusion, elle, demande de la méthode, parce que c’est là qu’on perd de l’historique quand on va vite.

1. Choisissez la ligne qui survit : celle qui porte le plus d’historique de ventes, ou celle qui a le bon code fabricant.
2. Notez sur papier le stock des deux lignes avant de toucher à quoi que ce soit. C’est votre point de retour.
3. Reportez le stock de la ligne perdante sur la ligne gagnante par un ajustement d’inventaire daté, avec un motif écrit : « fusion doublon ».
4. Mettez la perdante à zéro, puis désactivez-la ou archivez-la. Ne la supprimez pas : vos anciennes factures pointent dessus, et c’est ce qui rend une facture de l’an dernier encore lisible.
5. Renommez la gagnante au format de votre nomenclature. Renommer une fiche existante ne coupe rien ; créer une fiche « propre » à côté de l’ancienne, si.

Catégories et marques : retrouver, analyser, tarifer

Les catégories ne sont pas de la décoration. Elles servent d’abord à retrouver : le vendeur qui ne connaît pas le nom exact descend par famille et tombe dessus en deux gestes. Elles servent ensuite à analyser : quelle famille fait votre marge, laquelle occupe de la place sans rien rapporter, laquelle explose à la Tabaski et laquelle à la rentrée. Restez à une dizaine de familles, deux niveaux au maximum. Une catégorie qui ne contient qu’un seul produit n’est pas une catégorie, c’est un produit.

Les marques, elles, servent à la négociation et à la tarification : une remise obtenue chez un grossiste s’applique d’un coup à toute la marque, et vos volumes par marque sont l’argument que vous poserez sur la table au prochain rendez-vous fournisseur. Quant aux informations qui n’entrent dans aucune case — grammage d’un tissu, tension d’une batterie, pays d’origine —, elles ont leur place dans des champs dédiés plutôt que dans le nom du produit : on peut filtrer sur un champ, on ne filtre pas sur un intitulé de 60 caractères. C’est une partie de ce que couvrent les fonctions de gestion de catalogue et de stock.

Un catalogue rangé n’est pas un but en soi : c’est la première brique de tout le reste, des seuils d’alerte aux commandes fournisseurs, comme le détaille notre guide complet de la gestion de stock.

Le grand ménage de catalogue en une matinée

Bloquez trois heures un jour creux — un lundi matin, ou le lendemain du marché hebdomadaire —, imprimez la liste, prenez un stylo, et coupez les notifications. Le ménage se fait une fois ; c’est le maintien qui dure toute l’année.

Équipe WURUS Rédaction