Samedi, 20 h 10, dans un quartier de Dakar. Le rideau est à moitié baissé, la dernière cliente vient de repartir avec ses deux paquets de riz. Votre vendeur vous tend le tiroir : des billets pliés en trois, des pièces mêlées à deux tickets de dépôt, et un bout de papier où il a écrit « taxi 2 500 ». Vous comptez une fois, vous trouvez 168 500. Vous recomptez, vous trouvez 170 000. Et vous n’avez aucune idée de ce que vous auriez dû trouver — alors vous refermez le tiroir et vous rentrez.
Ce qui manque ce soir-là n’est pas un logiciel, c’est une procédure de fermeture de caisse — et son ouverture, qui la rend possible. Dans dix minutes vous saurez fixer un fond de caisse, compter un tiroir coupure par coupure, rapprocher ce que vous comptez de ce que vous avez encaissé, et remplir une feuille que vous pouvez tracer ce soir sur une A4.
Pourquoi une caisse se compte deux fois par jour
Un tiroir-caisse n’est pas un compte en banque : rien n’y est daté, rien n’y est signé. La seule façon de savoir ce qui s’y passe, c’est de le compter aux deux moments où il est calme. Entre les deux, on ne compte pas : compter devant un client fait perdre la file, et un vendeur pressé se trompe.
- À l’ouverture, vous fixez un point de départ connu de tous : le fond de caisse. Sans ce chiffre, le calcul du soir ne veut rien dire.
- À la fermeture, vous constatez ce qu’il y a réellement, avant que le tiroir ne quitte le comptoir.
- Entre les deux, chaque vente s’enregistre au moment où elle se fait, pas le lendemain de mémoire.
- La différence entre le compté et l’attendu, c’est votre écart. Il se constate le soir même ; il ne se devine pas en fin de mois.
Cette discipline vaut quel que soit votre outil, et c’est même le premier critère à regarder si vous hésitez encore à choisir entre une caisse enregistreuse, un logiciel et un simple téléphone : un outil incapable de vous sortir le total encaissé du jour vous condamne à ne jamais rien rapprocher.
L’ouverture : le fond de caisse et la monnaie
Le fond de caisse est l’argent placé dans le tiroir avant la première vente, uniquement pour rendre la monnaie. Son montant importe moins que sa stabilité : le même tous les matins — comptez 25 000 FCFA en petites coupures pour une boutique de quartier, davantage pour une station ou une pharmacie. Un fond qui change chaque jour rend la fermeture incalculable.
-
1
Sortez le fond de caisse du coffre et comptez-le au calme, coupure par coupure, rideau encore baissé.
-
2
Notez le total en haut de la feuille du jour, en chiffres et en lettres, puis signez.
-
3
Vérifiez la monnaie : les pièces, et une réserve de billets de 500, 1 000 et 2 000 pour le client qui tend 10 000 pour un achat de 1 500.
-
4
S’il manque de l’appoint, allez le chercher maintenant : à midi, la boutique d’en face n’en aura plus non plus.
-
5
Faites contresigner le vendeur qui prend la caisse : il reconnaît le montant qu’il reçoit.
-
6
Rangez tout le reste hors du tiroir. Ce qui n’est pas le fond de caisse n’a rien à y faire.
-
7
Préparez le poste : sachets, ruban, stylo, téléphone chargé, et vérifiez que la connexion tient.
La fermeture : la procédure du soir, dans l’ordre
L’ordre compte autant que les gestes. On arrête les ventes avant de compter, jamais l’inverse : un billet qui entre pendant le comptage fausse tout et oblige à recommencer.
-
20 h 00 Arrêter les ventes Le dernier client est servi et payé. Toute vente qui arrive après part sur la feuille du lendemain.
-
20 h 05 Finir les saisies Aucune vente ne reste sur un bout de papier. Les ardoises du jour sont inscrites au nom du client, les paiements partiels aussi.
-
20 h 10 Sortir le total encaissé Le total des espèces du jour, et à part celui du mobile money, des chèques et des virements. C’est votre chiffre théorique.
-
20 h 15 Compter les espèces Du billet de 10 000 aux pièces. Écrivez le nombre de billets par coupure, pas seulement le total : c’est ce qui permet de retrouver une erreur sans tout recompter.
-
20 h 25 Rapprocher et noter Comptées contre encaissées, la soustraction, l’écart avec son signe. Deux signatures au bas de la feuille.
-
20 h 30 Mettre en sécurité Le fond du lendemain d’un côté, la recette de l’autre, au coffre ou hors du magasin. Le tiroir se referme vide et déverrouillé : personne n’aura à le forcer la nuit.
Le rapprochement : comptées contre encaissées
C’est le cœur de la fermeture, et il tient en une soustraction.
Fond de caisse du matin + espèces encaissées − sorties de caisse = ce que le tiroir doit contenir.
Reprenons le samedi du début. Fond de caisse : 25 000 FCFA. Espèces encaissées d’après vos ventes : 148 500 FCFA. Une sortie notée sur un papier, la course en taxi du livreur : 2 500 FCFA. Le tiroir doit donc contenir 25 000 + 148 500 − 2 500 = 171 000 FCFA. Vous en avez compté 170 000. Il manque 1 000 FCFA, soit 0,7 % des espèces encaissées.
Le seul chiffre que vous ne pouvez pas inventer est celui du milieu. Sur un cahier, c’est l’addition de la colonne « espèces », et elle ne vaut que si personne n’a sauté de ligne. Dans Wurus, le rapport « Caisse & Banque » donne les encaissements d’une période, séparés espèces / banque et ventilés par mode de paiement : c’est le chiffre théorique contre lequel vous comparez votre comptage. Le reste de ce que couvre l’application ne change rien à la procédure — c’est vous qui comptez.
Deux pièges reviennent tous les soirs. Une vente à crédit n’apporte aucun billet dans le tiroir : elle ne figure jamais dans les espèces encaissées, seulement au compte du client — c’est tout l’objet de tenir une ardoise sans se ruiner. Et un écart ne se comble pas : remettre 1 000 FCFA de sa poche pour que la feuille tombe juste efface l’information au moment précis où elle devient utile. Les causes et leur traitement sont dans les six causes d’un écart de caisse.
Wave et Orange Money ne se comptent pas avec les billets
Un paiement mobile n’entre jamais dans votre tiroir. Il arrive sur un compte marchand, il a son propre historique, il se contrôle sur le téléphone et pas sur la table. Le mélanger au comptage des espèces fabrique un écart tous les soirs — un écart qui n’existe pas, et qui vous fera soupçonner un vendeur honnête.
- Trois blocs sur la feuille, jamais un seul total : espèces, mobile money, chèques et virements.
- Le contrôle du mobile money, c’est l’historique du compte marchand du jour, comparé à ce que vous avez noté.
- Un client qui règle 12 000 FCFA en Wave et 3 000 FCFA en espèces, ce sont deux lignes de paiement, pas une vente « mobile ».
- Rendre la monnaie en billets sur un paiement mobile est une sortie de caisse : notez-la comme telle.
Le montant reçu en Wave ou en Orange Money se note à la main, d’après l’historique de votre téléphone marchand. C’est vrai sur votre feuille, et ça l’est aussi dans Wurus, où « Wave » et « Orange Money » sont des modes de paiement saisis par le caissier, sans confirmation automatique de la transaction. Qui tient le téléphone et comment on vérifie l’encaissement, c’est le sujet d’encaisser en mobile money sans ralentir la file.
Votre feuille de caisse : les colonnes à tracer
Une feuille par jour et par point de vente. Une A4 tracée à la règle suffit, et se photocopie en cinquante exemplaires pour le trimestre.
Date et jour de la semaine.
Nom du point de vente.
Fond de caisse, en chiffres et en lettres.
Nom et signature de qui prend la caisse.
Le corps — un mouvement par ligne
Cinq colonnes : Heure · Motif · Entrée · Sortie · Visa.
C’est là que passent la course en taxi, l’achat de sachets, l’appoint de monnaie apporté du coffre. Pas les ventes : elles ont leur cahier ou leur écran.
Espèces comptées, détaillées coupure par coupure : 10 000, 5 000, 2 000, 1 000, 500, puis les pièces.
Espèces encaissées d’après vos ventes.
Total des sorties de la journée.
Total théorique.
Écart, avec son signe.
Montant remis au coffre ou en banque.
Les blocs à part
Mobile money du jour. Chèques et virements. Ardoises ouvertes.
Deux signatures : celui qui compte, celui qui contrôle.
Classez ces feuilles dans une chemise par mois, dans l’ordre des dates, sans en retirer aucune — surtout pas les jours où l’écart était laid. Une série complète vaut beaucoup plus qu’une série propre. Et si deux vendeurs se relaient sur le même tiroir, comptez à chaque passage de main : c’est le seul moyen de savoir chez qui l’écart est né, et cela va de pair avec la façon de répartir les droits entre plusieurs caissiers.