Comment faire un inventaire physique : la checklist complète

Samedi soir, 21 h, le rideau à moitié baissé. Vous êtes seul dans la boutique avec un cahier, une calculatrice et six cents références à compter. À minuit, vous en êtes à la moitié. À deux heures du matin, plus rien ne colle : le cahier annonce 40 sacs de ciment, il y en a 33. Vous barrez, vous réécrivez, et vous finissez par inscrire 40 pour que le total tombe juste. Lundi, vous avez perdu une nuit et vous ne savez toujours pas ce que vous avez. Comment faire un inventaire sans revivre ça : c’est tout le sujet.

Un inventaire réussi n’est pas une affaire de courage, c’est une affaire de préparation. Le comptage ne pèse qu’un tiers du travail : la semaine d’avant et les deux jours d’après pèsent autant. Voici la méthode en trois temps, celle qu’on imprime et qu’on suit ligne par ligne.

Comment faire un inventaire : la règle des trois temps

Un inventaire physique, c’est compter ce qui est réellement dans vos murs à une date donnée, puis comparer avec ce que dit le cahier. La difficulté n’est pas de compter : c’est que rien ne bouge pendant que vous comptez, et que ce que vous notez veut dire quelque chose.

Prenons une quincaillerie de la Médina, à Dakar : six cents références. Une référence rangée et étiquetée se compte en une trentaine de secondes. Six cents fois trente secondes, cela fait cinq heures pour un binôme ; à trois binômes, on passe sous les deux heures. La même boutique avec des cartons devant la porte et des rayons mélangés, c’est trois fois plus long, et le résultat est faux. Tout se joue avant.

Avant : la semaine qui décide de tout

Sept jours, ce n’est pas du luxe : c’est ce qui transforme le comptage en formalité mécanique.

1. Fixez la date en premier, puis prévenez. Un dimanche matin ou un lundi avant l’ouverture, jamais la veille de la Tabaski ni en pleine rentrée : tout le compte à rebours part de cette date. Annoncez-la aussitôt à l’équipe, aux clients réguliers et aux fournisseurs.
2. Nettoyez le catalogue. Compter sur une liste pleine de doublons (« ciment 50 kg », « CIMENT 50KG », « cim. 50 ») fabrique des écarts qui n’existent pas. Fusionnez, et donnez à chaque article une référence claire et unique.
3. Fixez l’unité article par article. Le bissap se compte en bouteille ou en pack de six ? Le câble en mètre ou en rouleau ? Une unité floue, et la ligne est fausse d’un facteur six ou cinquante, pas de quelques pour cent.
4. Découpez et étiquetez les zones. Zone 1, la devanture ; zone 2, le rayon peinture ; zone 3, l’arrière-boutique ; zone 4, le dépôt. C’est ce numéro qui figurera sur la feuille.
5. Rangez et regroupez chaque zone. Un même article stocké à deux endroits se compte deux fois, ou pas du tout. Rassemblez ce qui est identique, dégagez les allées, et mettez les cartons ouverts sur le dessus.
6. Sortez la marchandise en attente. Livraisons non réceptionnées, retours, marchandise reçue en dépôt-vente, commandes déjà réglées par Wave ou Orange Money : tout part dans un coin marqué « ne pas compter ».
7. Préparez les feuilles. Une par zone, numérotée, deux colonnes : l’article, la quantité comptée. Surtout pas la quantité théorique.
8. Constituez les binômes par écrit. Jamais quelqu’un seul sur sa zone habituelle : on compte mal ce qu’on croit connaître par cœur.

Le point décisif du calendrier, c’est geler les mouvements. Tant qu’une vente peut partir, qu’un livreur peut décharger ou qu’un employé peut « prendre juste un sac », vous mesurez une cible mouvante. Si tout arrêter est la seule façon de savoir ce que vous avez, reprenez les bases avec le guide complet de la gestion de stock.

Le matin même : cinq minutes qui sauvent la journée

Ne commencez pas à compter dès l’arrivée. Cinq minutes de cadrage évitent trois heures de reprise.

Pendant : on compte par zone, jamais par produit

L’erreur de débutant, c’est de prendre la liste des articles et de chercher chaque produit dans le magasin. On le traverse trente fois, on compte deux fois ce qui est rangé à deux endroits, et on oublie ce qui n’est sur aucune liste. Faites l’inverse : une zone, du regard, de haut en bas et de gauche à droite, et vous notez tout ce que vous y trouvez.

1. L’un compte à voix haute, l’autre répète le chiffre avant de l’écrire : la répétition attrape la faute de report.
2. On note ce qu’on voit, même quand c’est absurde. Zéro sac dans une zone qui devrait en contenir quarante ? On écrit zéro et on continue.
3. On ne corrige jamais de tête, on n’ajoute jamais « les deux qui sont sûrement chez le client ». Ces explications se donnent à J+1.
4. Une zone terminée se marque : ruban, croix à la craie, feuille signée avec l’heure et les initiales.
5. Les articles chers passent deux fois. Téléphones, groupes électrogènes, pièces détachées : un second binôme recompte à l’aveugle, et un troisième tranche en cas d’écart.
6. Ce qui est cassé, périmé ou non identifiable va dans la caisse à part, étiquetée avec sa zone d’origine.

Après : expliquer les écarts avant de les valider

Saisissez tout dans les 24 heures, tant que les gens se souviennent. Si la boutique rouvre avant la fin de la saisie, mettez à part les ventes et les livraisons faites depuis le comptage : elles se déduisent ou s’ajoutent au chiffre compté, sinon l’ajustement les efface. Sortez ensuite l’écart en quantité et en valeur, puis triez par valeur décroissante. Sept sacs de ciment manquants à 4 500 FCFA, cela fait 31 500 FCFA sur une seule ligne : c’est là qu’on regarde, pas sur les trois vis d’écart à 25 FCFA.

Chaque écart notable reçoit une explication écrite avant d’être validé. La cause est presque toujours banale : une unité confondue, deux références voisines mélangées, une livraison reçue jamais saisie, une vente sans ticket, de la casse non déclarée. Ce qui reste après ce tri, et seulement lui, mérite le mot « vol » — c’est le sujet des écarts d’inventaire et de la démarque inconnue.

Vous validez alors l’ajustement : le stock enregistré est remis au niveau du comptage, avec la raison notée à côté. La caisse « abîmé, périmé, introuvable » se saisit à part, avec son motif : c’est de la perte, pas une erreur de comptage. Gardez les feuilles signées et un court compte rendu : dans six mois, c’est votre seule preuve de ce que vous aviez compté ce jour-là.

Une fois par an, c’est le minimum

L’inventaire complet annuel est le plancher : sans lui, impossible de valoriser votre stock à la clôture ni de savoir combien d’argent dort dans les rayons. Mais une fois par an, ce sont onze mois pendant lesquels l’écart grandit sans que personne le voie, et une nuit blanche pour le rattraper d’un coup.

La vraie sortie de ce cycle n’est pas de mieux tenir la nuit blanche : c’est de la rendre inutile. Vous découpez le catalogue en petits paquets et vous comptez quinze à vingt références par jour, boutique ouverte. Les articles qui tournent vite ou qui coûtent cher repassent chaque mois, les autres une ou deux fois par an. C’est la méthode du comptage tournant, qui compte sans fermer la boutique.

Dans les deux cas, la décision à prendre le jour de la validation est la même : à quelle fréquence recompte-t-on, et qui le fait ? Notez-la, avec les dates, sur le compte rendu de l’inventaire.

Équipe WURUS Rédaction