Checklist : 20 questions à poser avant de choisir son logiciel de gestion

Un lundi matin, à Thiès, dans l’arrière-boutique d’une quincaillerie de neuf cents références. Sur la table : un devis d’intégrateur à six chiffres, la brochure d’un logiciel de caisse rapportée d’un salon, et le classeur Excel qui tient le stock depuis quatre ans. Trois rendez-vous cette semaine, trois discours différents, et personne pour trancher à la place du gérant. Ce qui manque n’est pas une démonstration de plus. C’est une liste de questions, et la discipline de reposer celles auxquelles on n’a pas répondu.

Comment choisir un logiciel de gestion, ce n’est pas comparer des listes de fonctions : c’est vérifier six choses — votre besoin réel, la reprise et la sortie de vos données, le coût total sur trois ans, l’usage quotidien et la connexion, le support et la langue, puis la manière dont on s’en va. Voici les vingt questions à poser, la famille d’outils qui correspond à votre profil, et de quoi décider sans nous appeler. Y compris quand la réponse n’est pas nous.

Comment choisir un logiciel de gestion : partez de votre semaine, pas d’une liste de fonctions

Toutes les démonstrations se ressemblent, et toutes sont convaincantes : c’est leur métier. Une liste de fonctions mesure ce que le logiciel sait faire, jamais ce que vous faites, vous. Prenez le problème à l’envers. Choisissez une semaine ordinaire — pas celle du Magal, pas celle de la Tabaski — et notez ce que vous répétez du lundi au samedi.

• Ce qui entre : les achats, les livraisons du fournisseur, les retours vers lui.
• Ce qui sort : les ventes au comptoir, les livraisons, les devis qui deviennent des commandes.
• Ce qui se compte : le stock, la caisse du soir, ce qui dort au dépôt.
• Ce qui se réclame : les impayés, les relances, les acomptes encaissés.
• Ce qui se déclare : la TVA, et les états que votre comptable réclame chaque trimestre.

Cinq lignes, rarement plus. Elles forment votre cahier des charges réel, et il tient sur une demi-page. Une fonction que vous n’utiliseriez pas trois fois par mois n’a pas à peser dans la décision, même si elle est spectaculaire en démonstration. À l’inverse, un geste que vous répétez trente fois par jour et que l’outil rend pénible finira par tuer le projet, quelle que soit la richesse du reste.

Ajoutez-y deux nombres, et deux seulement : combien de références au catalogue, combien de personnes vont saisir. Ce sont eux qui décident du palier tarifaire chez la plupart des éditeurs, bien avant la liste des modules. Neuf cents références, par exemple, éliminent d’un seul coup tous les paliers d’entrée, gratuits compris : celui de Wurus s’arrête à 50 produits, essai inclus, et n’est pas fait pour un catalogue de cette taille.

Trop grand ou trop petit : les deux façons d’échouer

L’échec d’un outil trop petit se raconte facilement, parce qu’il est bruyant. Le fichier met une minute à s’ouvrir, deux personnes le modifient en même temps, l’inventaire ne tombe jamais juste, et un soir on découvre que la colonne des prix a glissé d’une ligne. C’est l’histoire que raconte notre article sur ce que le tableur coûte vraiment.

L’autre échec ne se raconte pas, parce qu’il est humiliant et qu’il a coûté cher. Un outil trop grand ne casse rien : il s’endort. Il demande un paramétrage que personne n’a le temps de finir, des champs obligatoires que les vendeurs remplissent au hasard pour passer à l’écran suivant, un référent interne qui change de travail au bout d’un an. Six mois plus tard, l’équipe est retournée au cahier et le logiciel ne sert plus qu’à éditer des factures. On a payé pour vingt modules, on en utilise un et demi. C’est le scénario que décrit pourquoi les projets ERP échouent.

La bonne mesure n’est donc pas la puissance. C’est la distance entre l’outil et la personne qui va s’en servir — celle qui encaisse debout, entre deux clients, avec une file d’attente. Un outil qu’elle maîtrise à 90 % vaut mieux qu’un outil complet qu’elle contourne.

Quatre familles d’outils, et celle qui vous ressemble

Avant de comparer des marques, situez la famille. Il y en a quatre, et elles ne jouent pas au même jeu : le tableur que vous tenez vous-même ; le logiciel de facturation en ligne, centré sur le document ; le logiciel de gestion complet, qui relie vente, stock, caisse et clients dans la même base ; l’ERP à intégrer, taillé pour des organisations et des métiers que la plupart des commerces n’ont pas. Se tromper de famille coûte plus cher que se tromper de marque à l’intérieur d’une famille.

Lisez ce tableau à l’envers de l’habitude : aucune colonne n’y est cochée, et la bonne n’est pas celle qui aligne le plus de « oui ». L’ERP en aligne davantage, et c’est logique — il en fait plus. Elle est celle qui en coche assez, au prix et au délai d’un commerce de dix personnes. Changez le profil et la colonne gagnante change : un prestataire qui émet quinze factures par an n’a rien à faire dans la troisième colonne, la deuxième lui suffira et lui coûtera moins ; un atelier qui assemble et suit des ordres de fabrication doit aller en quatrième colonne, et personne d’autre ne le servira correctement.

Et changez de famille le moins souvent possible. Passer d’un tableur à un logiciel de gestion se prépare et se paie une fois ; passer d’un logiciel de facturation à un logiciel de gestion, puis de celui-ci à un ERP en trois ans, se paie trois fois — trois reprises de données, trois formations, trois périodes où l’équipe travaille moins vite. Mieux vaut viser la famille qui tiendra jusqu’à votre taille prévisible dans deux ans, quitte à commencer par son palier le plus simple.

Le prix total sur trois ans, pas le prix du mois

Un abonnement se compare très mal au mois : c’est précisément l’intérêt d’un abonnement. Posez trois ans, soit trente-six mois — l’horizon au bout duquel on ne se souvient plus du prix affiché le premier jour, et où l’on découvre ce que l’outil a réellement coûté. Additionnez sept lignes, pas une.

1. L’abonnement, au tarif réellement pratiqué : mensuel ou annuel, par société ou par utilisateur.
2. La mise en route : paramétrage, modèles de documents, taxes, droits d’accès.
3. La reprise des données : catalogue, clients, fournisseurs, soldes de départ.
4. La formation, une fois pour l’équipe d’aujourd’hui, une autre pour celle de l’an prochain.
5. Le matériel : imprimante à tickets, douchette, tablette, connexion de secours.
6. Le temps : les heures que vous ne passerez pas au comptoir pendant la bascule.
7. La sortie : ce que coûtera, un jour, la récupération de tout ce qui est dedans.

Un calcul, avec la grille publiée de Wurus, pour montrer la méthode plutôt que le résultat. Le Pack Pro est affiché à 30 000 FCFA par mois ou 345 000 FCFA par an. Sur trois ans : 1 080 000 FCFA en payant au mois (30 000 × 36), 1 035 000 FCFA en payant à l’année. L’écart fait 45 000 FCFA, soit environ 4 %. Ce n’est pas rien, mais cela ne paiera ni la reprise de vos données ni deux demi-journées de formation : la ligne d’abonnement n’est pas celle qui décide.

Et l’engagement annuel n’est pas toujours une remise. Toujours sur la même grille, le Pack Enterprise est à 150 000 FCFA par mois et à 1 800 000 FCFA par an : 150 000 × 12 fait exactement 1 800 000. Sur ce palier, payer d’avance ne fait économiser rien du tout. Refaites cette multiplication chez chaque éditeur avant de signer un an : elle prend dix secondes et elle surprend souvent. Nos paliers et ce qu’ils ouvrent sont publics, et notre grille de prix du marché sénégalais donne les ordres de grandeur des autres.

Il reste une ligne que personne ne facture et que tout le monde paie : la double saisie de la période de bascule. Pendant quelques semaines, la plupart des commerces tiennent l’ancien système et le nouveau en parallèle, par prudence. C’est sain, et c’est même recommandé — mais cela signifie une caissière qui saisit deux fois, un gérant qui contrôle deux fois, et des soirées plus longues. Chiffrez ce poste en heures plutôt qu’en francs : vous verrez immédiatement pourquoi une bascule doit être courte et datée.

Un mot sur le gratuit, qui existe vraiment et qui a des bords. Odoo publie un palier appelé « One App Free », décrit sur sa page tarifs officielle comme « One app, unlimited users » : une seule application, autant d’utilisateurs qu’on veut. Dolibarr, lui, écrit sur son site qu’il est « Open Source software » qu’on peut « download, use and redistribute at any time », « completely free to download, install and use », « no license to pay ». Deux gratuités très différentes, et aucune des deux n’est un cadeau : l’une limite le périmètre, l’autre transfère chez vous l’hébergement, les sauvegardes et les mises à jour. Le sujet mérite son propre article : ce que le gratuit coûte réellement.

Vos données : l’entrée coûte, la sortie coûte plus cher

Personne ne pose la question de la sortie au moment de signer. C’est pourtant la seule qui vous protège vraiment, parce qu’elle est la seule à laquelle un éditeur peu sûr de lui répondra mal. Un outil dont on ne peut pas sortir n’est pas un outil : c’est un déménagement définitif.

L’entrée d’abord. Deux fichiers font l’essentiel du travail : le catalogue et les clients. Demandez qui les saisit — vous, un stagiaire, l’éditeur —, sous quel délai, et à quel prix. Demandez le format attendu, et surtout qui corrige les erreurs de reprise : un code article dupliqué et un prix mal cadré se retrouvent un an plus tard, dans un inventaire qui ne tombe pas juste. Exigez que l’ordre des opérations soit écrit noir sur blanc avant le premier import, et qu’une personne soit nommée pour valider chaque fichier repris.

Un point que l’on découvre toujours trop tard : les soldes de départ. Le catalogue et les clients se reprennent depuis un fichier, mais les quantités en stock, elles, doivent correspondre à la réalité du magasin le jour du démarrage. Cela suppose un inventaire physique juste avant la bascule, et une date à partir de laquelle on cesse d’écrire dans l’ancien système. Sans cette date, les deux systèmes divergent en une semaine et plus personne ne sait lequel dit vrai.

La sortie ensuite, et c’est là que se joue votre liberté. Deux repères, relevés chez les éditeurs eux-mêmes. La documentation officielle d’Odoo décrit l’opération : on active la vue liste, on sélectionne les enregistrements, on clique sur Action puis Export, et « there is the option to export in two formats: .csv and .xls ». Dolibarr, logiciel libre installé chez vous, va plus loin par nature : quand le code vous appartient, la base de données aussi. Ce sont deux réponses acceptables. Une troisième réponse — « on vous fera un devis le moment venu » — n’en est pas une.

Posez ces quatre étapes à tous les éditeurs de votre liste courte, sans exception et nous compris. Un fournisseur qui trouve la demande impolie vient de vous donner la réponse la plus utile de tout votre processus d’achat. Et pendant que vous y êtes, demandez où sont hébergées vos données, dans quel pays, et qui d’autre que vous peut y accéder.

Le quotidien : la connexion, le téléphone, et qui répond le samedi

À Dakar comme à Bouaké ou à Bamako, la question de la coupure n’est pas théorique : elle arrive un samedi à midi, avec quatre clients devant le comptoir. Un logiciel qui refuse d’encaisser à ce moment-là ne provoque pas une réclamation, il provoque un retour au carnet — définitif. Et tout est alors à refaire, y compris le passage du cahier au logiciel de gestion.

Certains éditeurs documentent explicitement le fonctionnement hors ligne. Le centre d’aide officiel de Loyverse écrit que son application de caisse « allows you to make sales and manage shifts even without an Internet connection », et que les tickets enregistrés hors ligne « will automatically sync with the Back Office once the Internet connection is restored ». Si votre quartier subit deux coupures par semaine, ce seul critère peut décider de votre choix, avant même le prix.

Wurus, à l’inverse, est une application en ligne : sans connexion, la caisse ne prend pas la vente. C’est une limite, pas un détail de mise en œuvre, et il vaut mieux la peser avant de signer qu’après. Le sujet est traité en entier dans installé ou en ligne, face aux coupures. Vérifiez au passage que les paiements que vous acceptez réellement — espèces, Wave, Orange Money, MTN MoMo, virement, crédit du fidèle client — s’enregistrent tels quels, et pas dans une case « autre » qui vous obligera à tout retrouver le soir.

Reste le support, qu’on juge toujours après coup et jamais avant. Trois questions suffisent : en quelle langue répond-on, en combien de temps, et par quel canal — un numéro qu’on appelle, un message qui reste sans réponse trois jours, ce n’est pas la même chose. Faites écrire le délai. Puis testez-le pendant l’essai, un samedi, avec une vraie question.

Et la formation, ce poste que personne ne chiffre parce qu’il ne figure sur aucun devis. Combien de temps pour former un vendeur ? Qui le fait ? Et surtout : que se passe-t-il quand la personne formée s’en va, six mois après la mise en route ? Un outil qui exige une formation longue vous crée une dépendance à une personne. C’est un risque, et il se paie plus tard.

Les 20 questions à poser avant de signer

Recopiez-les dans votre téléphone et posez-les dans cet ordre, à chaque éditeur de votre liste courte. Notez les réponses par écrit, en une ligne chacune : au troisième rendez-vous, vous ne vous souviendrez plus de qui a dit quoi. Celui qui esquive la dix-neuvième vous a déjà répondu.

Équipe WURUS Rédaction