Un vendredi soir à Dakar, dans une boutique de matériel électrique de Ouakam. Le gérant ouvre le fichier de stock sur son ordinateur ; son associé travaille au dépôt sur le même fichier, dans la version envoyée mardi par WhatsApp. Deux colonnes de prix, deux vérités, et un client qui attend son devis. Personne n’a envie de jeter ce fichier : il tient la boutique depuis trois ans, il n’a jamais coûté un franc, et il fait très bien ce pour quoi il a été construit. La question n’est donc pas de savoir si Excel est bon. C’est de savoir où il s’arrête.
Trancher entre la gestion sur Excel ou logiciel ne se joue pas sur une liste de fonctions : le tableur en a plus que nous. Cela se joue sur trois points, trois seulement, et ils coûtent cher. À la fin de cet article, vous saurez ce que ces trois points vous prennent chaque mois, en heures et en francs, sur un cas chiffré devant vous — et dans quels cas rester sur Excel reste la bonne décision.
Ce qu’Excel fait mieux que n’importe quel logiciel de gestion
Commençons par là, parce que c’est vrai et parce que la suite n’a aucune valeur sans cela. Aucun éditeur, nous compris, ne bat le tableur sur ces cinq points.
- Il est déjà là. Rien à acheter ce mois-ci, rien à faire signer. Microsoft publie même des versions web gratuites de Word, Excel et PowerPoint, accessibles avec un compte Microsoft et 5 Go de stockage en ligne.
- Personne n’a besoin d’être formé. Votre comptable, votre neveu et votre fournisseur savent tous ouvrir un classeur. Une formation qui n’a pas lieu ne se paie pas et ne se reporte pas.
- Il n’impose aucune forme. Une colonne pour les clients qui paient en trois fois, une feuille pour les avances du chantier de Ngor : vous décidez seul, en trente secondes.
- Il travaille sans réseau. Le classeur installé s’ouvre quand la fibre est coupée et quand le forfait est épuisé. Microsoft précise seulement que ses applications installées doivent joindre Internet au moins une fois tous les 30 jours, sans quoi elles passent en lecture et impression seules.
- Il part avec vous. Le fichier vous appartient, il tient sur une clé USB, et personne ne peut vous le retenir le jour où vous changez d’avis.
Gardez cette liste en tête. Un outil qui perd sur les cinq n’a rien à faire dans votre boutique, et beaucoup de logiciels perdent sur au moins trois d’entre eux. Le pilier de ce dossier, les vingt questions à poser avant de choisir un logiciel de gestion, en fait d’ailleurs des critères de premier tri.
Gestion sur Excel ou logiciel : les trois limites d’un fichier tenu à la main
Le tableur n’échoue pas parce qu’il serait pauvre. Il échoue parce qu’un fichier est un objet solitaire, sans mémoire et sans lien avec les autres fichiers. Trois conséquences, et elles arrivent toujours dans cet ordre.
Deux personnes, deux versions du fichier
La co-édition existe, et il faut le dire clairement : Microsoft documente la modification simultanée d’un classeur. Elle demande en revanche un abonnement Microsoft 365, un fichier au format .xlsx, .xlsm ou .xlsb, et un classeur rangé sur OneDrive, OneDrive Entreprise ou une bibliothèque SharePoint Online. La même documentation ajoute que si une seule personne ouvre le fichier avec une version d’Excel qui ne prend pas en charge la co-édition, tous les autres reçoivent l’erreur de fichier verrouillé.
Traduisez cela dans une boutique : trois postes, un ordinateur du dépôt resté sur une vieille version, une connexion qui tombe, et le fichier repart en pièce jointe. À partir de là, la vérité du stock existe en deux exemplaires, et c’est toujours celui qui n’a pas la bonne qui sert le client.
Qui a changé ce prix, et quand ?
Excel n’est pas aveugle : la page d’aide officielle décrit une fonction d’affichage des modifications, disponible sur Excel pour le web, sur l’application Excel à jour de Microsoft 365 et sur les applications mobiles, qui montre les changements de valeurs et de formules, y compris les déplacements, tris, insertions et suppressions. Microsoft précise dans la même page que le volet ne montre que les modifications les plus récentes, qu’il faut passer par l’historique des versions pour remonter plus loin, et que les modifications faites depuis une version ancienne ou achetée une fois pour toutes ne peuvent pas être suivies.
C’est une trace technique, pas une trace de gestion. Elle vous dit qu’une cellule est passée de 4 500 à 4 000 ; elle ne vous dit pas que c’était une remise accordée à un client du marché HLM, ni qui avait le droit de l’accorder. Dans un logiciel de gestion, la remise est une donnée du document, l’auteur est un compte nommé, et le droit de l’accorder est une permission. Wurus tient ce journal d’activité et ces permissions par utilisateur.
Le même produit tapé trois fois
C’est la limite la plus coûteuse, et la plus invisible, parce qu’elle ne provoque aucune panne. Voici le déroulé d’un classeur tenu à la main. Le client demande un devis : vous tapez la référence, la quantité, le prix. Le devis est accepté : vous retapez tout dans le classeur de facturation. La marchandise part : vous retapez encore dans le fichier de stock, le soir, de mémoire ou d’après la souche. Un produit vendu, trois saisies — et deux occasions de se tromper que le logiciel supprime par construction, puisque le devis devient la facture et que la facture bouge le stock.
Ce que la ressaisie coûte, calculé sur une boutique
Plutôt que de vous citer une étude, posons un cas et faites le calcul avec nous. Reprenons la boutique de Ouakam : 25 documents par jour entre devis, factures et bons de livraison, 5 lignes en moyenne par document, six jours sur sept, soit environ 26 jours ouvrés par mois. Quatre hypothèses, toutes affichées : le volume, le nombre de lignes, le temps d’une ressaisie et le salaire du vendeur. Changez-en une, le résultat change.
- 25 documents × 5 lignes = 125 lignes saisies une première fois chaque jour.
- Chaque ligne est retapée deux fois — au moment de facturer, puis au moment de mettre le stock à jour : 250 ressaisies par jour.
- Comptez 20 secondes par ressaisie : retrouver la référence, recopier le prix, vérifier la quantité. 250 × 20 = 5 000 secondes, soit 1 h 23 par jour.
- Sur six jours, 8 h 20 par semaine, et, sur les 26 jours ouvrés d’un mois, environ 36 heures.
- Un vendeur payé 120 000 FCFA par mois pour 26 jours de 8 heures revient à 577 FCFA de l’heure. 36 × 577 = environ 20 800 FCFA par mois, soit près de 250 000 FCFA sur un an.
Ajustez à votre volume : divisez par deux si vous faites la moitié des documents. Mais notez surtout ceci, et nous préférons l’écrire nous-mêmes : environ 20 800 FCFA par mois, c’est à peu près le prix de notre premier palier payant (19 500 FCFA). Sur le seul terrain de l’argent, l’affaire est nulle. Ce que vous achetez en changeant d’outil, ce n’est pas une économie : ce sont les erreurs que la troisième saisie ne fera plus, et les 36 heures rendues à la vente.
Le tableau, ligne par ligne
Neuf critères qui servent à décider. Trois donnent l’avantage franc au tableur, et ce ne sont pas les moins importants : ce que vous payez le premier mois, la capacité à travailler quand le réseau tombe, et le fait d’être opérationnel aujourd’hui plutôt que la semaine prochaine.
| Au quotidien | Excel | Wurus |
|---|---|---|
| Ce que ça coûte le premier mois | ✓ | ✗ |
| Travailler pendant une coupure de connexion | ✓ | ✗ |
| Être opérationnel aujourd’hui | ✓ | ± |
| Deux personnes qui saisissent en même temps | ± | ✓ |
| Savoir qui a changé un prix, et quand | ± | ✓ |
| Saisir une vente une seule fois | Rien n’est relié d’origine : à construire soi-même | ✓ |
| Envoyer la facture au client | ± | ✓ |
| Encaisser au comptoir, mobile money compris | Tout est à construire et à tenir soi-même | ✓ |
| États SYSCOHADA pour le comptable | Des formules à écrire, puis à maintenir chaque année | ± |
Si vos deux priorités sont les deux premières lignes — ne rien payer ce mois-ci, et continuer à travailler pendant les coupures de Sacré-Cœur ou de Yopougon — alors le tableur gagne, et aucun argument commercial ne devrait vous faire changer d’avis. C’est exactement le sujet de notre comparaison entre un logiciel installé et un logiciel en ligne face aux coupures.
Le prix des deux options, à la même date
« Excel est gratuit » est vrai tant que vous restez sur les licences déjà installées et sur les versions web gratuites publiées par Microsoft. Ce n’est plus vrai dès que vous voulez la co-édition, puisque la documentation de Microsoft la conditionne à un abonnement Microsoft 365. Sur sa page tarifs entreprise française, consultée le 27 août 2026, le plan Microsoft 365 Business Basic est affiché à 6,07 € HT utilisateur/mois, paiement annuel. Le FCFA étant arrimé à l’euro à parité fixe (1 € = 655,957 FCFA), cela fait environ 3 980 FCFA hors taxes par utilisateur et par mois — une approximation, et un tarif publié pour la France, pas pour la zone.
En face, notre grille : le Pack Starter est gratuit sans limite de durée mais plafonné à 50 produits, essai de 15 jours compris — inutile de se raconter des histoires, il ne tient pas un catalogue de plusieurs centaines de références. Le Pack Business est à 19 500 FCFA par mois ou 215 000 FCFA à l’année, le Pack Pro à 30 000 FCFA par mois ou 345 000 FCFA à l’année, le Pack Enterprise à 150 000 FCFA par mois. Le paiement annuel fait gagner environ 8 % sur Business et 4 % sur Pro ; sur Enterprise, il ne fait rien gagner du tout. Le détail est sur la grille tarifaire.
Comparez donc trois totaux, pas deux étiquettes : vos licences d’aujourd’hui, l’abonnement de demain, et les heures de ressaisie que vous payez déjà sans les écrire nulle part. Le mot « gratuit » mérite ce détour — nous lui avons consacré un article sur ce que le gratuit veut dire vraiment.
Rester sur Excel, changer, ou faire les deux
Le basculement n’est pas une question de taille d’entreprise, c’est une question de signaux. Trois d’entre eux suffisent à décider, et ils se constatent en une semaine d’observation, sans démonstration commerciale.
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Vous envoyez le fichier par WhatsApp pour que quelqu’un d’autre le remplisse, et vous recevez une version que vous devez fusionner à la main.
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L’inventaire physique donne un écart que personne ne sait expliquer, parce que personne ne sait qui a saisi quoi, ni quand.
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Vous consacrez plus d’une heure par jour à retaper des lignes déjà écrites ailleurs — vous venez d’en faire le calcul plus haut.
Un signal sur trois : restez, et rangez votre classeur. Deux ou trois : le tableur vous coûte déjà plus qu’un abonnement, et il est temps de regarder les signes qu’un commerce a dépassé le cahier et le tableur. Le changement lui-même se prépare : catalogue nettoyé, soldes de départ arrêtés à une date, doublons supprimés. Nous avons détaillé la méthode dans migrer d’Excel vers un logiciel en sept jours.
Enfin, la troisième réponse est souvent la bonne : gardez les deux. Le logiciel tient la vente, le stock et les documents ; le tableur reste ce qu’il fait de mieux, un brouillon de calcul — une marge simulée avant d’acheter un conteneur, un budget de saison. Personne ne vous demande de désinstaller Excel. Pas plus qu’on ne demande de jeter le cahier le jour où l’on prend un premier outil — le passage du cahier au logiciel de gestion obéit à la même règle.