Mercredi soir, à Bouaké, dans le bureau d’un dépôt de boissons. Le fichier de stock est ouvert depuis quatre ans : 1 240 lignes, trois onglets, deux formules cassées et une colonne « prix 2 » que plus personne ne sait lire. Le logiciel de gestion est payé depuis dix jours, les identifiants dorment dans un courriel, et le fichier est toujours là. Personne ne sait par où commencer. C’est le vrai obstacle quand on veut migrer d’Excel vers un logiciel de gestion : ce n’est pas l’outil, c’est le fichier.
Voici un plan de sept jours, un poste par jour, applicable tel quel. À la fin, vous saurez ce qu’il faut reprendre et ce qu’il faut laisser mourir dans le tableur, comment tester un import sans rien casser, combien de temps garder l’ancien fichier, et laquelle des trois façons de basculer correspond à votre commerce. Y compris quand ce n’est pas celle que nous recommandons.
Migrer d’Excel vers un logiciel de gestion : ce qu’on ne migre pas
La première décision d’une migration n’est pas comment reprendre, c’est quoi ne pas reprendre. Un fichier de quatre ans contient surtout des traces : des produits achetés une fois, des lignes doublées un jour de rush, des colonnes de calcul qui n’ont de sens que dans Excel. Tout cela se reprend très bien. Et tout cela pourrit une base neuve en une semaine.
- Pas l’historique de ventes. Il reste où il est. Un logiciel de gestion sert à enregistrer ce qui arrive à partir d’aujourd’hui, pas à rejouer 2023.
- Pas les produits morts. Une référence qui n’a pas bougé depuis douze mois n’a rien à faire dans le nouveau catalogue. Si elle revient, vous la créerez en trente secondes.
- Pas les colonnes de calcul. Marge, total, coefficient, mise en forme conditionnelle : le logiciel recalcule tout seul. Ce qu’on importe, ce sont des données, pas des formules.
- Pas les onglets de travail. « Brouillon », « ancien », « à vérifier » : ils ne servent qu’à une chose, faire douter au moment de l’import.
- Pas l’historique comptable. Les écritures des exercices clos restent dans votre comptabilité actuelle et chez votre comptable. Rien n’oblige à les reprendre pour démarrer : ce qui compte, c’est la date à partir de laquelle le nouvel outil fait foi.
Reprenons l’exemple du dépôt. Le fichier compte 1 240 lignes. En filtrant sur les références qui ont bougé au moins une fois dans les douze derniers mois, il en reste 380. Autrement dit, 860 lignes — 69 % du fichier — n’ont pas à être reprises. Ce filtre à lui seul divise le travail par trois, et il change la nature de l’opération : on ne déplace plus un fichier, on ouvre un catalogue. Le raisonnement complet sur ce que le tableur vous coûte est détaillé dans notre article sur ce que le tableur coûte vraiment.
Trois façons de basculer, et celle qui vous ressemble
Avant le calendrier, la méthode. Il y en a trois, et le choix dépend de votre taille et de votre catalogue, pas de vos goûts. Tout d’un coup : on arrête Excel un soir, on démarre le logiciel le lendemain matin. La double saisie : pendant une semaine, les deux systèmes vivent côte à côte, le tableur reste tenu à jour, et une journée complète est saisie des deux côtés pour comparer les totaux le soir. Module par module : d’abord le catalogue et les ventes, plus tard les achats, plus tard encore la caisse.
| Au quotidien | Tout d’un coup | Double saisie | Module par module |
|---|---|---|---|
| Heures passées la première semaine | ✓ | ✗ | ± |
| Filet de sécurité si l’import est faux | ✗ | ✓ | ± |
| Date de bascule claire pour l’équipe | ✓ | ✓ | ✗ |
| Voir l’erreur avant qu’elle coûte | ✗ | ✓ | ± |
| Commerce de une à trois personnes | ± | ✓ | ✗ |
| PME de dix personnes, plusieurs métiers | ✗ | ± | ✓ |
| Catalogue de plus de mille références | ✗ | ± | ✓ |
| Effort de formation de l’équipe | ✗ | ± | ✓ |
| Délai avant un chiffre auquel on se fie | ± | ✓ | ✗ |
| Coût si vous devez tout arrêter | ✗ | ✓ | ± |
La colonne cochée est celle qui convient au cas le plus fréquent : un commerce de une à cinq personnes, quelques centaines de références, qui ne peut pas se permettre de se tromper une semaine sans s’en apercevoir. Changez de profil et ce n’est plus elle qu’il faut suivre. Une PME de dix personnes avec un atelier, un dépôt et une équipe commerciale a raison de basculer module par module : cette approche remporte trois lignes du tableau — la PME à plusieurs métiers, le catalogue de plus de mille références et l’effort de formation — et ce sont exactement les siennes. Un prestataire qui émet quinze factures par an et n’a pas de stock a raison de basculer tout d’un coup un samedi matin : il gagne les heures de la première semaine et une date de bascule nette, et le plan de sept jours ne lui apporterait rien de plus.
Le plan des sept jours, un poste par jour
Sept jours ouvrés, deux à trois heures par jour, dans cet ordre. L’ordre compte plus que la durée : chaque journée produit ce dont la suivante a besoin. Sautez le J1 et vous passerez le J3 à chercher pourquoi l’import refuse trois cents lignes.
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J1 Nettoyer le fichier, et rien d’autre Doublons, unités, prix incohérents, cellules vides. On ne touche pas au logiciel ce jour-là. C’est la journée la plus longue et la moins visible : l’essentiel de la migration se joue ici, dans le tableur.
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J2 Arrêter la liste des produits qui compte Filtre sur douze mois, puis lecture ligne à ligne avec la personne qui vend. Elle sait ce qui tourne, vous savez ce qui a été acheté. Cette liste est figée à la fin de la journée et ne bouge plus jusqu’au J7.
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J3 Import à blanc, puis correction On importe le catalogue une première fois pour voir ce qui casse. On corrige dans le fichier, jamais dans le logiciel, et on recommence. Vérifiez avant le premier essai ce que fait un réimport chez votre éditeur : mise à jour sur le code produit, ou création d’un doublon. Prévoyez deux ou trois passages ; s’il en faut un quatrième, le J1 a été bâclé.
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J4 Clients et fournisseurs Même filtre que pour les produits : ceux avec qui vous avez travaillé dans l’année. Nom, téléphone, ville, et le solde dû à ce jour s’il y en a un. Pas l’historique des factures : le solde suffit à démarrer. Selon l’outil, cette liste s’importe ou se saisit à la main : vérifiez-le avant de la préparer.
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J5 Le stock de départ Comptage physique, rayon par rayon, et saisie des quantités réelles. Le stock théorique du tableur et celui du magasin ne sont presque jamais égaux : c’est le comptage qui fait foi. À partir de cette minute, le stock du logiciel est la référence ; le tableur n’est plus tenu que pour la comparaison du J6.
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J6 Double saisie volontaire Une journée entière saisie des deux côtés — le logiciel d’abord, le tableur ensuite — puis comparaison des deux totaux le soir. Un écart de caisse, une quantité qui ne tombe pas juste : c’est maintenant qu’on veut les voir, pas dans trois semaines.
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J7 Bascule et archivage On annonce la date à l’équipe, on démarre pour de bon, et on met le fichier Excel en lecture seule dans un dossier daté. Il ne disparaît pas : il devient une pièce d’archive que personne ne modifie.
Une migration ratée ne se voit pas le jour de la bascule. Elle se voit au premier inventaire.
J1 : le nettoyage, là où se joue vraiment la migration
C’est la journée dont personne ne parle, et c’est celle qui décide de tout. Un import propre depuis un fichier sale n’existe pas : le logiciel avale ce qu’on lui donne, y compris deux fois le même produit sous deux orthographes. Voici la liste, dans l’ordre où l’on doit la passer.
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1
Faites une copie du fichier avant de toucher à quoi que ce soit, et travaillez sur la copie. Le fichier d’origine ne se modifie plus jamais.
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2
Une ligne par produit, une colonne par information. Pas de cellules fusionnées, pas de titre au milieu du tableau, pas de ligne de total.
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3
Traquez les doublons déguisés : « Coca 33cl », « coca 33 cl », « COCA 33CL ». Ce sont trois produits différents pour un fichier, un seul pour vous.
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4
Uniformisez les unités. Un carton n’est pas une bouteille, un sac de 50 kg n’est pas un kilo. Choisissez une unité de vente par produit et tenez-vous-y.
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5
Passez les prix en revue : les zéros en trop, les prix à 0, les prix de vente inférieurs au prix d’achat. Ces trois-là se retrouvent toujours.
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6
Enlevez les symboles monétaires et les espaces dans les nombres. Un montant s’écrit avec des chiffres et un séparateur décimal, rien d’autre.
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7
Donnez à chaque produit un code unique et stable, même court. C’est la clé sur laquelle tout le reste se raccrochera ensuite.
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8
Relisez la colonne des noms à voix haute avec la personne qui vend. Elle repérera en dix minutes ce que vous n’auriez pas vu en deux heures.
Un piège mérite d’être nommé, parce qu’il donne une fausse impression de sécurité. La fonction de suppression des doublons d’Excel ne fait pas ce que l’on croit : la documentation de Microsoft précise qu’« A duplicate value is one in which all values in at least one row are identical to all of the values in another row », et que « A comparison of duplicate values depends on what appears in the cell—not the underlying value stored in the cell ». Autrement dit, elle ne supprime que des lignes rigoureusement identiques à l’affichage. « Coca 33cl » et « coca 33 cl » lui échappent. Microsoft ajoute que « removing duplicate values means that you are permanently deleting duplicate values » : d’où la copie de sauvegarde en première ligne de la liste. Sur la question des codes articles et des variantes, notre article sur le code article et les variantes du catalogue entre dans le détail.
J3 : l’import à blanc, le seul moyen de savoir
Un import ne se prépare pas, il se teste. Les éditeurs le savent et l’ont outillé chacun à leur manière. La documentation officielle d’Odoo indique que « Data can be imported on any Odoo business object using either Excel (.xlsx) or CSV (.csv) formats », propose des fichiers modèles à télécharger et à remplir, et décrit une étape explicite de vérification : « Click Test to verify that the data is valid ». Chez Loyverse, le centre d’aide officiel décrit une fenêtre de confirmation avant l’écriture réelle — « There, you will see information on how many items and categories will be created or edited » — et documente des limites franches : parmi les causes d’erreur d’import figurent « The size of your file exceeds the admissible 5 MB » et « You have more than 10,000 items saved in your file ».
Deux détails de cette même documentation valent pour n’importe quel outil et expliquent la moitié des imports ratés : « For fields with money value, such as 'Price' and 'Cost', use only numbers - no currency symbols. The decimal separator must be a point », et « CSV (comma-separated values) format is where the fields are separated by commas, so avoid commas in your data ». Un prix écrit « 1 500 FCFA » et un nom de produit contenant une virgule suffisent à faire tomber un import de plusieurs centaines de lignes.
La règle d’or du J3 tient en une phrase : on corrige dans le fichier, jamais dans le logiciel. Corriger à la main dans l’application donne l’illusion d’avancer, mais le jour où vous devrez réimporter — et vous devrez réimporter — vos corrections seront perdues. Chez Wurus, l’import du catalogue produits depuis un fichier Excel existe ; comme partout ailleurs, il rend ce que vous lui donnez. Comptez deux ou trois passages avant que le fichier passe sans rejet, et gardez chaque version datée : c’est ce qui vous permettra de comparer.
Après la bascule : ce qu’on garde, et combien de temps
Le J7 se termine par un geste administratif qui évite beaucoup de disputes : le fichier Excel part dans un dossier daté, en lecture seule, et il y reste six mois. Pas trois semaines — six mois. Ce n’est pas une durée mesurée, c’est une marge : le temps qu’un cycle complet de saisons passe et que les questions du type « on avait acheté ça à combien, déjà ? » cessent d’arriver. Le jour où plus personne ne l’ouvre, vous saurez que la migration a tenu.
Le mot « lecture seule » n’est pas une précaution de style. Tant que quelqu’un peut écrire dans l’ancien fichier, quelqu’un le fera — le vendeur du samedi, le gérant pressé un jour de coupure — et vous vous retrouverez avec deux vérités. Une seule règle : à partir du J5, le comptage physique fait foi, et au J7 l’ancien fichier passe en lecture seule pour de bon. Notre checklist d’inventaire physique couvre ce comptage en détail, et le même principe de date de coupure s’applique quand vous venez d’un logiciel plutôt que d’un tableur, comme dans notre article sur la reprise des données depuis Sage.
Un dernier point de réalisme, sur le palier. Le plan gratuit de Wurus, essai de 15 jours compris, est plafonné à 50 produits : les 380 références de notre dépôt n’y entrent pas, et on ne commence pas une migration sur un palier qui ne tiendra pas le catalogue. Vérifiez ce nombre chez tous les éditeurs de votre liste avant le J1, pas au J3 devant un message de refus. Ce que couvre chaque palier est détaillé sur la page des fonctionnalités, et les vingt questions à poser avant de signer quoi que ce soit sont dans notre checklist pour choisir son logiciel de gestion.