Le soir, après la fermeture, la plupart des commerçants font la même chose : ouvrir le logiciel pour savoir comment s’est passée la journée. Ou ne pas l’ouvrir, parce qu’il est tard, et découvrir trois jours plus tard qu’un produit est en rupture. Avec les envois automatiques, c’est WURUS qui vient à vous : le point du soir sur votre téléphone, le bilan du lundi dans votre boîte e-mail, et un message au moment où vos chiffres le demandent.
Une règle, une phrase
Tout se passe dans Rapports, Envois automatiques. Une règle d’envoi répond à quatre questions : quand, quoi, à qui, par quel canal. L’assistant l’écrit comme une phrase que vous lisez d’un coup d’œil : « Chaque soir à la fermeture (21:00), envoyer le point des ventes du jour à moi par e-mail et WhatsApp ». Touchez un morceau de la phrase pour le changer.
Pour démarrer, pas besoin de tout régler : partez d’une recette. « Le point du soir » envoie les ventes du jour à la fermeture, « Le café du matin » celles de la veille à 8 h, « Le bilan du lundi » la semaine écoulée, « Le mois en revue » le mois précédent. La recette remplit le quand et le quoi ; il ne reste qu’à choisir à qui l’envoyer.
Voir le message avant de l’envoyer
L’onglet Aperçu montre le vrai message, avec vos chiffres du moment : l’e-mail et ses tuiles (chiffre d’affaires, nombre de ventes, panier moyen), la comparaison avec la veille et avec le même jour la semaine dernière, vos meilleures ventes, et le PDF joint. Même chose pour la notification de l’application, le message WhatsApp et le SMS. Une fois la règle activée, « M’envoyer un test » l’envoie tout de suite, à vous seul.
Quand vos chiffres parlent
Un rapport à heure fixe dit comment s’est passée la journée. Mais certaines nouvelles n’attendent pas le soir. Les envois automatiques savent aussi vous écrire au moment où quelque chose se passe.
Objectif atteint, ou journée trop calme
« Dès que le chiffre d’affaires du jour atteint 120 000 F » : le message part au moment où c’est vrai. Pour choisir un seuil juste, l’assistant propose votre moyenne, +20 % et votre record, et une jauge montre où en est la journée. L’inverse existe aussi : « si à 18 h le chiffre d’affaires est encore sous 50 000 F », pour être prévenu d’une journée lente pendant qu’il est encore temps d’agir.
Le stock bas, chaque matin s’il le faut
Chaque matin à 9 h, si des produits sont à ou sous leur seuil d’alerte, vous recevez la liste, avec le PDF. Les jours où tout va bien, rien n’est envoyé. Le bouton « Recevoir automatiquement » est aussi sur le rapport Alerte de stock. Pour bien régler les seuils d’alerte eux-mêmes, notre guide de la gestion de stock fait le tour de la question.
La journée hors normes
Un lundi à 190 000 F, c’est beaucoup ou peu ? Tout dépend de vos lundis. À l’heure choisie (la fermeture, par défaut), WURUS compare la journée à vos huit derniers mêmes jours de la semaine, mesurés jusqu’à la même heure. Si elle s’en écarte nettement, vers le haut ou vers le bas, vous êtes prévenu. Trois réglages : Discret n’écrit que pour les vrais écarts, Sensible signale aussi les plus petits, Équilibré entre les deux.
La règle attend d’avoir au moins quatre jours comparables avant de juger : une boutique qui démarre ne reçoit pas d’alerte sur des bases trop minces. Et un jour férié ne fausse pas la comparaison, parce qu’elle s’appuie sur la médiane plutôt que sur la moyenne.
Calme plat
« Aucune vente depuis trois heures » pendant l’ouverture : une caisse bloquée, un vendeur absent, une coupure ? Vous le savez sans être sur place. La nuit ne compte jamais, seulement le temps entre l’ouverture et la fermeture.
E-mail, WhatsApp, SMS : chacun son canal
L’e-mail porte le rapport complet en PDF, et la notification de l’application ouvre l’envoi directement dans WURUS : les deux sont inclus. Avec les modules WhatsApp ou SMS de votre offre, le rapport part aussi sur WhatsApp (un message court, puis le PDF, comme vos factures envoyées par WhatsApp) ou par SMS (une seule ligne). Chaque canal affiche son coût en crédits et votre solde, et l’assistant estime la consommation du mois : il vous prévient si le solde ne suffira pas.
Une personne sans numéro de téléphone dans son profil est signalée avant l’activation, et ne coûte aucun crédit : WhatsApp et SMS la passent. Si les crédits manquent en cours de route, les autres canaux partent quand même, et l’historique dit précisément ce qui n’a pas été remis.
Le mot de Biddew
Avec le module Assistant Biddew, cochez « Ajouter le mot de Biddew » : chaque rapport envoyé par e-mail, WhatsApp ou dans l’application s’ouvre sur deux ou trois phrases qui expliquent vos chiffres. Une bonne journée, ce qui l’a portée, et quoi faire ensuite. Biddew ne parle que des chiffres du rapport et n’invente rien ; le SMS, lui, reste d’une ligne.
Le mot est compté sur vos crédits Biddew. S’ils viennent à manquer, le rapport part quand même, sans le mot, et l’historique dit pourquoi.
Tout est noté
L’onglet Historique garde chaque envoi pendant 90 jours : les chiffres envoyés, le mot de Biddew s’il y en avait un, et le sort de chaque message, canal par canal et destinataire par destinataire. Remis, en route, ou pas envoyé et pourquoi : pas d’adresse e-mail, plus de crédits, téléphone WhatsApp déconnecté. Une même période n’est jamais envoyée deux fois.
Par où commencer
Ouvrez Rapports, Envois automatiques et choisissez « Le point du soir ». Ou, depuis le Résumé des ventes, le Résumé des ventes par produit ou l’Alerte de stock, cliquez sur « Recevoir automatiquement » : l’assistant s’ouvre déjà réglé sur ce rapport. L’aide de la page, et Biddew, répondent aux questions en chemin.
