Wurus 26.14 : la comptabilité qui se tient toute seule

Une comptabilité tenue dans un logiciel de gestion, c’est souvent une comptabilité qu’on refait ailleurs : le relevé de banque pointé dans un tableur, la liasse montée chez l’expert, la clôture remise à plus tard. La 26.14 ramène tout dans Wurus. Le relevé s’importe et se rapproche seul, chaque chiffre du bilan s’ouvre jusqu’à son écriture, la clôture se fait en cinq étapes, et la liasse SYSCOHADA se calcule depuis vos livres.

C’est la refonte comptable que nous appelons Compta v2, et elle occupe l’essentiel de cette version : près de quatre-vingts nouveautés et améliorations, et une trentaine de corrections, pour la seule comptabilité. Autour d’elle, Biddew apprend à remplir vos écrans à partir d’une phrase, les rapports se fabriquent sans tableur, vos photos produit se retouchent en lot, et la gestion documentaire lit l’intérieur de vos fichiers. En fin d’article, ce que la série 26.13 avait apporté sans qu’on vous le raconte.

Compta v2 : votre comptabilité se tient toute seule

Tout part du centre de comptabilité. Il montre en tête la note de santé de vos comptes (les « Contrôles avant clôture »), la revue du mois par Biddew, et, si votre comptabilité ne commence pas aujourd’hui, la carte qui propose de la reprendre depuis Odoo, Sage ou un tableur. Les menus se lisent dans l’ordre d’une journée de travail : la trésorerie, les écritures, les états, la clôture.

Le principe tient en une ligne : vos livres disent ce qui s’est passé, votre banque le confirme, et Wurus fait le lien. Rien n’est passé deux fois, et rien n’est passé sans que vous puissiez voir pourquoi.

La trésorerie, banque, caisse et mobile money

Le nouvel écran Trésorerie réunit vos comptes bancaires, vos caisses et vos portefeuilles mobile money : la position en direct, les entrées et sorties des trente derniers jours, une carte par compte avec son solde et sa courbe. Créer un compte se fait en choisissant la banque ou l’opérateur (Wave, Orange Money, Free Money, MTN MoMo, BOA, Ecobank…) ; l’IBAN est vérifié à la saisie, et chaque compte reçoit son sous-compte et son journal. Wave et Orange Money ne partagent plus un seul compte, et le portefeuille de vos clients, qui est une dette envers eux, n’est plus rangé parmi votre argent.

Sur une entrée ou une sortie de paiement, un champ « Arrivé sur » dit où l’argent est vraiment arrivé : la Banque BOA plutôt qu’Ecobank, la caisse de la boutique, Wave. L’écriture suit votre choix.

Plus bas, la prévision de trésorerie sur 30, 60 ou 90 jours : votre trésorerie d’aujourd’hui, ce que vos clients doivent vous payer à l’échéance, les factures fournisseurs et les dépenses programmées, et la courbe qui en résulte, avec son point bas et la date où elle passerait sous zéro. Les montants déjà en retard sont affichés à part : à vous de dire s’il faut compter dessus.

Le relevé bancaire, importé et rapproché

Votre relevé ne se retape plus. Comptabilité, Relevés bancaires lit les fichiers CSV, Excel et OFX, ainsi que les formats CAMT.053 et MT940 que fournissent la plupart des banques ; les mouvements de votre compte Wurus Pay deviennent des lignes de relevé en un clic. Avant d’importer, le relevé se vérifie lui-même : soldes d’ouverture et de clôture, soldes qui s’enchaînent, suite du relevé précédent. Une ligne n’est jamais importée deux fois, même si le fichier chevauche le précédent.

Le rapprochement retrouve ensuite l’écriture de chaque ligne. Wurus propose une correspondance avec un score de confiance et dit pourquoi (même montant, même jour, référence retrouvée, client nommé, déjà fait ainsi). Un paiement que vos livres connaissent est seulement pointé ; seuls les frais, agios et virements découverts sur le relevé sont passés, avec l’écriture sous les yeux avant de valider. Des règles prêtes à l’emploi couvrent les frais (631), la TVA sur frais (4454), les agios (674), les intérêts (771) et les virements internes (585), et Wurus apprend des libellés que vous avez déjà traités.

Les cas qui faisaient perdre une matinée sont reconnus : un chèque revenu impayé retrouve l’encaissement qu’il annule, un versement Wave ou Orange Money arrivé net de frais est reconstitué (le brut, les frais en 631), un chèque post-daté attend en 513 jusqu’à sa remise, et les virements entre vos comptes se soldent seuls par le 585. « Chaque nuit » applique au petit matin les rapprochements sûrs, de score 90 et plus ; tout ce qui touche un paiement attend votre décision. L’état de rapprochement à une date donnée met enfin face à face le solde de la banque et celui de vos livres.

Qui vous doit quoi, et depuis quand

Chaque facture porte désormais sa date d’échéance en comptabilité, y compris les anciennes. L’échéancier range alors chaque facture client ou fournisseur encore ouverte en six tranches (non échu, 1 à 30 jours, 31 à 60, 61 à 90, 91 à 180, plus de 180), avec le retard moyen pondéré et, client par client, les factures une à une. Les paiements non lettrés soldent d’abord les plus anciennes, comme le dirait votre client.

Le lettrage a son vrai espace (Grand livre, Lettrer) : touchez une facture et les règlements qui la soldent, la barre du bas montre l’écart en direct, et propose de lettrer, de lettrer partiellement ou de passer un petit écart de règlement. « Proposer les lettrages » le fait client par client, par référence ou par montant.

Saisir sans se tromper

Les opérations diverses se saisissent dans Wurus, avec l’équilibre contrôlé en direct, en brouillon ou validées, ou s’importent d’un fichier CSV ou Excel en tout ou rien. Une écriture peut être saisie en devise et convertie : la parité de l’euro et du franc CFA (655,957) s’applique d’office. Et si vous ne savez pas quel compte prendre, décrivez l’opération à Biddew (« loyer de septembre payé par Wave, 150 000 ») : elle propose les lignes avec les comptes de votre plan, dit ce qu’elle a supposé, et ne passe rien.

La liste des écritures n’a plus qu’une barre : un numéro, un compte (« 411 » trouve aussi 4111), un client ou un montant tel que vous l’écrivez (« 150 000 »), et la recherche porte sur toutes les écritures. Dans la fiche d’une écriture, « Expliquer cette écriture » la raconte avec des mots simples, et la rubrique « Pièces justificatives » ouvre la facture, le bon de livraison ou le reçu dont elle vient.

Les journaux légaux et le journal centralisateur s’exportent en PDF et Excel, les journaux ont enfin leur écran de réglage, et le FEC sort au format de 18 colonnes, contrôlé avant le téléchargement.

Des états qui se lisent, et qui s’ouvrent

La balance se lit sur n’importe quelle plage de dates, avec la colonne de l’an dernier et la balance auxiliaire des clients ou des fournisseurs. Le bilan et le compte de résultat sont présentés par rubriques SYSCOHADA, celles de la liasse, avec l’exercice précédent et l’évolution en vert ou en rouge selon que c’est une bonne nouvelle. Quand un budget est actif, le compte de résultat du mois se lit face à lui.

Et surtout, un chiffre mène à son écriture. Cliquez sur une ligne de la balance, du bilan ou du compte de résultat : le compte s’ouvre sur la même période, avec chaque mouvement et le solde qui court ; un mouvement ouvre l’écriture par-dessus, sans quitter l’état. Dans l’autre sens, la fiche d’une vente ou d’un achat montre ses écritures.

Le tableau des flux de trésorerie (l’ex-TAFIRE) suit le modèle officiel, codes ZA à ZH, avec une cascade qui montre d’où vient l’argent et où il est allé, et un contrôle qui vérifie qu’il retombe sur la trésorerie du bilan.

La liasse fiscale, calculée depuis vos livres

Comptabilité, Liasse fiscale (DSF) produit vos états SYSCOHADA révisé : bilan actif et passif (brut, amortissements, net, exercice précédent), compte de résultat avec ses soldes intermédiaires, et les notes annexes, calculées quand vos livres les connaissent, en courts formulaires sinon. Des contrôles de cohérence passent avant la validation (actif égal au passif, même résultat sur les deux états, comptes d’attente soldés), puis la liasse est figée et se télécharge en PDF. Si votre chiffre d’affaires le permet, la variante SMT (système minimal de trésorerie) tient en quelques lignes.

Fin de mois, fin d’année : la clôture

Les Contrôles avant clôture (ex-« Vérifications avant vol ») donnent une note de santé à vos comptes et rangent les anomalies de la plus grave à la plus légère, chacune avec son bouton « Résoudre ». Dix contrôles s’ajoutent, dont les écritures scellées altérées, la TVA non déclarée, les lignes de relevé non rapprochées, les chèques à remettre et les achats sans facture fournisseur. Tous repassent chaque nuit, et l’écran « Contrôles et seuils » coupe ceux qui ne vous concernent pas.

Sous les contrôles, la revue de Biddew : choisissez un mois, un trimestre ou un exercice terminé, et elle dit en quelques lignes ce que racontent le résultat, les charges, la trésorerie, vos créances et vos dettes, puis au plus trois choses à faire. Chaque chiffre cité est revérifié contre vos comptes, et aucun nom de client ou de fournisseur ne lui est transmis.

Le mois terminé se verrouille depuis le nouveau calendrier des périodes, et verrouiller scelle désormais ses écritures : numérotées sans trou, chaînées par une empreinte, elles ne se modifient plus, et toute altération faite en dehors de l’application est détectée par le panneau Intégrité.

En fin d’année, les régularisations de clôture passent en quelques gestes les écritures que personne ne facture (charges et produits constatés d’avance, charges à payer, provisions, créances douteuses), avec leur contre-passation du 1er janvier passée tout de suite. L’assistant de clôture dresse la liste de ce qu’il faut vérifier, coche ce qu’il constate, et mène à l’écran qui règle le reste. La clôture elle-même, refondue, aboutit enfin.

Le livre d’inventaire de l’exercice s’archive en PDF dans vos documents, et toutes vos pièces comptables y rejoignent leur dossier : relevés importés, fichiers d’écritures, liasse validée, attestations de retenue.

Ce que les modules ajoutent

• Immobilisations : dix catégories prêtes, amortissement linéaire, dégressif (coefficients OHADA) ou en unités d’œuvre, plan dessiné en direct, dotations en un clic, cessions avec plus ou moins-value.
• Analytique et budgets : axes « Par boutique » ou par activité, règles écrites en phrases, clés de répartition, et budgets mois par mois face au réel et à l’engagé, sans jamais toucher au grand livre.
• Valorisation des stocks au coût moyen unitaire pondéré (CUMP), et l’inventaire permanent (311 contre 6031) à partir de l’exercice de votre choix, avec un onglet Contrôle.
• Retenues à la source enregistrées comme un paiement, avec le registre, l’attestation à remettre et le récapitulatif du mois.
• Paie comptabilisée, en option : chaque bulletin le dernier jour de son mois, puis son paiement.
• Factures fournisseurs déposées, photographiées, transférées par e-mail ou par WhatsApp : Biddew lit le fournisseur, les lignes et les montants, puis vous choisissez d’en faire un achat, de les rattacher à un achat existant ou de les passer en dépense.

Vous ne partez pas de zéro

Vous venez d’Odoo, de Sage ou d’un tableur ? Réglages, Reprise et historique reprend votre comptabilité depuis l’export FEC ou la balance de votre ancien logiciel : les soldes de chaque compte en à-nouveaux, et chaque facture encore impayée, une par ligne, pour que l’échéancier et la prévision partent juste. Les numéros de compte d’Odoo (411100) ou de Sage (40110000) sont rapprochés de votre plan, les clients et fournisseurs retrouvés par code ou par nom. L’exercice qui précède peut être importé depuis sa balance, pour que votre première liasse ait sa colonne N-1, et l’historique détaillé jusqu’à cinq exercices depuis les FEC, pièce par pièce, lettrages compris, puis scellé.

Tout cela est raconté pas à pas, du relevé du lundi matin à la liasse de fin d’année, dans notre article sur la comptabilité SYSCOHADA dans Wurus.

Ventes : l’acompte, et l’argent à relancer

Un devis peut enfin recevoir un acompte. « Encaisser un acompte » propose le montant demandé, 30 %, 50 % ou le reste, montre la part du devis couverte, et remet un reçu numéroté. L’argent est inscrit en avance du client (compte 4191), le devis ne devient jamais « payé », et l’acompte est déduit tout seul de la vente à la conversion. Devis et vente sont désormais reliés par une chaîne Devis, Vente, Encaissé, et les chiffres de la liste des devis suivent votre pipeline commercial (ouverts, acceptés, convertis, perdus) au lieu de « payé » et « dû ».

La page Créances se trie « À relancer d’abord » : le classement pèse le retard et son ancienneté, fait reculer qui vient de payer ou d’être relancé, et donne à chaque client la raison de son rang. C’est gratuit. « Préparer les relances » demande ensuite à Biddew un message par client pour les 5, 10 ou 20 premiers, que vous relisez dans sa bulle WhatsApp, SMS ou e-mail avant d’envoyer ; le ton ne redescend jamais sous la dernière relance.

Un paiement supprimé part maintenant à la Corbeille : les commandes qu’il réglait sont recalculées, son écriture est contre-passée, le portefeuille du client remboursé, et « Annuler » remet tout comme avant.

Biddew Compose : vous dites, l’écran se remplit

Sur plus de vingt écrans, la pilule « Décrire à Biddew » s’ouvre à l’écrit ou à la voix, en français, en wolof ou en anglais. Dites la vente au comptoir (« 2 sacs de riz et un bidon d’huile pour Awa, payé en Wave »), le transfert vers Thiès, la commande chez votre fournisseur, l’inventaire en marchant dans le dépôt, le rôle d’une nouvelle caissière, le scénario de relance ou la campagne de la rentrée : Biddew retrouve vos fiches et montre « Voici ce que je vais faire », élément par élément, avec ce qu’elle a supposé. Vous décochez, corrigez, puis appliquez ; rien n’est enregistré sans vous.

Deux usages de plus, sans aucun écran à ouvrir : les segments par achats (« les clients de Dakar qui ont acheté plus de 50 000 F ces 3 mois mais rien depuis 30 jours » devient un vrai segment, avec deux modèles prêts, Clients à relancer et Meilleurs clients), et la recherche en langage courant : tapez « factures impayées d’Awa ce mois » dans Ctrl+K, choisissez « Filtrer avec Biddew », et la bonne liste s’ouvre déjà filtrée.

Rapports : le journal de caisse et le concepteur

Le Journal de caisse est votre feuille Excel du soir, sans Excel : le solde de la veille, les encaissements, les décaissements et le solde final, caisse par caisse (espèces, Wave, Orange Money, carte…), puis les deux listes côte à côte. Ajoutez vos colonnes, y compris vos champs personnalisés (carats, poids), lisez-le « Par article » pour voir ce qui est sorti du stock avec l’argent, enregistrez vos vues, et recevez-le chaque soir. « Compter la caisse » aligne les billets de 10 000 à 500 et les pièces de 500 à 5, et calcule l’écart tout seul ; régularisé, il est passé en comptabilité.

Le Concepteur de rapports (plans Pro et Entreprise) fabrique n’importe quel rapport : une source parmi huit (ventes, lignes vendues, paiements, dépenses, produits, mouvements de stock, clients, fournisseurs), vos colonnes et vos champs, des totaux, des regroupements, et un tableau, des barres, une courbe, un camembert ou des chiffres clés. Le mode Simple tient en une phrase à compléter, le mode Avancé se manipule au glisser-déposer, et Biddew peut fabriquer le rapport depuis votre phrase, puis le commenter. Les rapports s’enregistrent, se partagent, s’exportent et partent automatiquement, en PDF, en Excel ou les deux.

Studio Photo IA : des photos produit propres, en lot

Produits, Studio Photo IA retouche vos photos une à une ou par lot : fond blanc studio, détourage, mise en scène, lumière, recadrage carré, netteté ou ombre douce, avec une précision libre si vous voulez (« sur une table en bois »). Le prix en crédits est fixe et affiché avant de lancer ; en mode Rapide une photo ne se paie que si elle réussit, en mode Économique le lot coûte moitié prix et arrive en 24 h au plus. Comparez avant et après d’une poignée : l’original est toujours gardé et se restaure d’un geste.

Documents : la GED lit l’intérieur de vos fichiers

La recherche des documents lit maintenant l’intérieur de vos PDF, fichiers Word, Excel ou PowerPoint : le document sort même si son nom ne contient pas le mot, avec l’extrait surligné. C’est gratuit, y compris pour les documents déjà déposés. Un fichier déjà présent est reconnu à l’envoi, même renommé. Un champ « Expire le » déclenche un rappel 30 jours avant, 7 jours avant et le jour même, et les pièces du personnel qui expirent (carte d’identité, titre de séjour, contrat) sont rappelées à l’administrateur. « Faire lire par Biddew » dit ce qu’est un document, le résume et propose où le ranger.

Partout dans l’application

• Plus rapide : chaque échange avec le serveur perdait environ 0,2 seconde avant même de commencer son travail. Ce temps disparaît, et les listes de ventes, d’achats et de devis pèsent environ 20 % de moins.
• Le Journal d’activité est entièrement repensé : un fil lisible phrase par phrase, un graphique de l’activité sur lequel on zoome, des filtres par personne, module ou origine (vous, le système ou Biddew), et chaque activité avec son avant et son après.
• Les fiches en lecture (paiements, ventes, achats, devis, clients, personnel…) proposent toutes les actions de la liste sans se refermer, et s’ouvrent en feuille depuis le bas sur téléphone.
• La Corbeille protège une vingtaine de types d’éléments en plus : moyens de paiement, unités, marques, taxes, segments, filtres enregistrés, pipelines, dossiers de documents…
• La recherche des listes trouve toutes les fiches, et plus seulement celles de la page affichée.

Depuis la 26.12, ce que la série 26.13 a apporté

La 26.13 est sortie fin septembre sans article. En voici l’essentiel, pour que rien de ce qui est déjà dans votre Wurus ne reste inconnu.

• Inventaire groupé (Stock, Ajustements) : corrigez le stock de beaucoup de produits d’un coup, en quatre modes (mettre à zéro, retirer le stock entré avant une date, fixer à la quantité comptée, transférer vers un autre entrepôt), avec un aperçu à relire, un procès-verbal en PDF et une validation par une seconde personne.
• Circulaires internes repensées : un fil de lecture qui fait ressortir les non lues, un composeur qui résume en une phrase ce qui part, à qui et quand, des images et des pièces jointes dans le texte, le suivi de qui a lu. Biddew sait aussi les rédiger, toujours en brouillon.
• Segments et filtres qui se lisent comme des phrases : l’audience se recompte en direct à chaque condition, « est parmi » vise plusieurs villes d’un coup, et le nombre de résultats d’un filtre s’affiche avant même de l’appliquer.
• Listes clients et fournisseurs : les totaux à percevoir et à payer portent sur toute la liste filtrée, et les soldes restés figés après d’anciens encaissements ont été recalculés.
• Extraction groupée des codes-barres : colonnes libres, modèles prêts (imprimante de tickets, étiquette prix, inventaire), produits choisis par n’importe quel filtre, et l’aperçu des vraies premières lignes.
• 1 000 crédits IA offerts à chaque nouvelle société, au lieu de 300.

Ce que cette version ne fait pas

• Elle n’envoie rien à l’administration fiscale : ni la liasse, ni la TVA. Vous déposez.
• Elle ne comptabilise pas encore les charges patronales de la paie : les cotisations retenues sur le salaire, oui ; la part de l’employeur, pas encore.
• Elle ne tient pas l’analytique en classe 9 : vos axes vivent à côté du grand livre, qui n’est jamais touché.
• Elle ne propose pas encore de profil d’import par opérateur mobile money : leurs relevés passent par l’import CSV ou Excel, colonnes reconnues.
• Elle ne change rien à la façon de vendre, encaisser ou gérer le stock : ce sont leurs écritures qui deviennent justes.
• Le Concepteur de rapports est réservé aux plans Pro et Entreprise ; les autres plans voient son écran d’offre.

Ce que fait la mise à jour toute seule : les écritures classées dans le mauvais mois sont replacées dans celui de leur pièce, vos comptes de trésorerie sont créés à partir de vos modes de paiement, et chaque facture reçoit sa date d’échéance. Le détail, note par note, est dans Réglages, À propos.

Équipe WURUS Rédaction