Jeudi matin, à Dakar, un fournisseur de matériel de bureau reçoit l’appel de l’intendante d’un lycée : « Envoyez-moi une proforma, trois exemplaires, cachetés, avant vendredi. » Il ouvre son carnet à souches et hésite. Une facture ? Il n’a rien vendu. Un devis ? Ce n’est pas le mot employé. Il finit par barrer « facture » et écrire « proforma » au stylo.
La facture proforma est le document le plus réclamé et le plus mal compris du commerce ouest-africain. Voici ce qu’elle engage, ce qu’elle doit porter, et pourquoi elle n’entre pas en comptabilité.
Ce qu’est vraiment une facture proforma
Une proforma est une offre chiffrée présentée sous la forme d’une facture. Elle annonce un prix, elle ne réclame pas un paiement. « Pro forma » veut dire « pour la forme » : même en-tête et mêmes totaux que la facture à venir, mais rien n’est encore dû.
Une proforma n’est pas « sans valeur », contrairement à ce qu’on entend. Le droit commercial OHADA ignore le mot mais connaît l’offre : elle est précise quand elle « désigne les marchandises et [...] fixe la quantité et le prix », et, adressée à une personne déterminée, elle vaut offre « si elle indique la volonté de son auteur d’être lié en cas d’acceptation » (acte uniforme OHADA sur le droit commercial général, article 241).
Conséquence : vous pouvez la retirer tant que le client n’a pas accepté, sauf « si elle indique, en fixant un délai déterminé pour l’acceptation, qu’elle est irrévocable » (article 242). La ligne du bas de page compte donc : « offre ferme, valable trente jours » n’est pas « prix indicatif ».
À quoi elle sert vraiment, sur le terrain
On demande une proforma parce qu’une pièce chiffrée doit entrer dans un dossier, et qu’un devis n’y suffit pas.
- Débloquer un budget. Une ONG ou un service financier joint une pièce chiffrée, datée et cachetée à sa demande d’engagement de dépense. Sans elle, la ligne ne bouge pas.
- Autoriser un achat en interne. Le service achats la fait viser par sa direction, puis envoie un bon de commande : l’entrée du circuit devis, bon de commande, facture.
- Ouvrir un dossier d’importation. Dans l’UEMOA, une importation se domicilie à la banque au-delà de vingt millions de francs CFA, et la banque inscrit à son répertoire « les références de la facture pro-forma ». Au Sénégal, le formulaire de déclaration préalable d’importation lui réserve même deux cases : « N° Proforma » et « Date Proforma ».
- Répondre à un acheteur public. Sous les seuils du code des marchés publics, l’administration ne lance pas d’appel d’offres : elle demande des prix, et c’est votre proforma qu’elle attend.
Proforma, devis, facture : trois documents, trois moments
Les trois annoncent un prix, à trois moments. Le devis explique comment vous y arrivez, la proforma montre la facture à venir, la facture réclame l’argent.
| Au quotidien | Devis | Proforma | Facture |
|---|---|---|---|
| Ce qu’il annonce | Un prix construit poste par poste | La facture exacte que vous émettrez | Une somme due, à régler |
| Réclame un paiement | ✗ | ✗ | ✓ |
| Sa force | Il fait comprendre et discuter le prix | Il entre dans un dossier administratif | Elle fonde la créance |
| Justifie une écriture de vente | ✗ | ✗ | ✓ |
| Ce qui le clôt | Un bon pour accord signé | Une commande, puis la vraie facture | Le paiement du client |
Le réflexe : pour expliquer un prix, un devis ; pour remplir un dossier, une proforma.
Les mentions à porter sur une proforma
Il n’existe pas de modèle officiel. Une mention n’est pourtant pas facultative : toute personne immatriculée au registre du commerce « est tenue d’indiquer sur ses factures, bons de commande, tarifs et documents commerciaux [...] son numéro et son lieu d’immatriculation » (acte uniforme OHADA, article 59). Une proforma est un document commercial. Pour le reste, calquez votre facture : les mentions obligatoires d’une facture au Sénégal.
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Le mot PROFORMA en gros, en haut : aucune confusion possible avec une facture.
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Vos coordonnées, votre numéro et lieu d’immatriculation au registre du commerce.
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Le nom et l’adresse exacts du client : une offre vise une personne déterminée.
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La date et une validité explicite : « offre ferme, valable trente jours ».
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Le détail des lignes : désignation, quantité, prix unitaire, montant.
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Le total hors taxes, les taxes appliquées et le total à payer.
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Les conditions : délai et lieu de livraison, paiement, acompte.
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Une référence dans une série à part, jamais un numéro de facture.
Côté outillage, pas de bouton magique : Wurus n’a pas de type de document « proforma ». On part d’un devis, avec un modèle de document personnalisé. Attention en revanche au bloc « informations additionnelles » : c’est un réglage de la société, pas une case par document. Il porte vos mentions permanentes — vos identifiants légaux — et se retrouve donc sur toutes vos pièces. Voir ce que couvre l’application.
Le piège : la proforma comptabilisée comme une vente
C’est l’erreur la plus coûteuse. Vous envoyez une proforma de 1 200 000 FCFA à une ONG et vous l’inscrivez au cahier de ventes « pour ne pas l’oublier ». Trois choses dérapent : un chiffre d’affaires gonflé d’une vente qui n’existe pas, une relance à un client qui n’a rien commandé, de la marchandise bloquée pour rien.
En comptabilité, une écriture s’appuie sur une pièce. Le droit comptable OHADA exige « la justification des écritures par des pièces datées, conservées, classées » (article 17). Une proforma ne constate rien : rien n’est encore vendu. C’est la facture définitive qui justifie l’écriture, et la TVA se règle sur elle, avec votre comptable.
L’appel d’offres qui réclame trois exemplaires cachetés
Au Sénégal, sous les seuils du code des marchés publics, l’acheteur ne lance pas d’appel d’offres ouvert : les marchés « font l’objet de demandes de renseignements et de prix » (décret n° 2022-2295, articles 53 et 55). Ce seuil est de cinquante millions de francs CFA pour les fournitures courantes de l’État et des collectivités. On vous demande alors un prix écrit : votre proforma.
Les trois exemplaires et le cachet, eux, ne sortent pas du code des marchés publics : c’est le dossier de consultation qui les exige, et une offre non conforme est écartée. On applique, on ne discute pas.
- Relisez la demande avant d’imprimer : exemplaires, mentions, pièces à joindre, heure limite de dépôt.
- Alignez votre validité sur celle qu’exige le dossier : quinze jours contre quatre-vingt-dix, et vous vous éliminez seul.
- Cachetez et signez chaque exemplaire, y compris le vôtre.
- Gardez un exemplaire de plus, daté du dépôt : c’est votre trace si le prix est contesté. Voyez comment archiver ses factures dans l’espace OHADA.